ASSISTANT(E) DE DIRECTION/COORDINATION ADMINISTRATIVE

Assurer le secrétariat du Président et des élus
Assurer la gestion administrative de la collectivité
Gestion du conseil communautaire

Missions principales :
• Assurer le secrétariat du Président et des élus
Gestion de l’agenda du Président et des élus avec une optique de priorisation et d’optimisation du temps
Organisation des rendez-vous, des réunions de la présence à des événements
Gestion des réunions, rédaction des réponses aux sollicitations
Suivi des dossiers du Président et des élus, diffusion des informations nécessaires aux réunions et prises de décision
• Assurer la gestion et la coordination administratives de la collectivité :
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la collectivité et relayer aux interlocuteurs compétents
Gérer les courriers entrants et sortants (traitement, diffusion, classement, archivage)
Suivi administratif des dossiers et rédaction de conventions, courriers, mails, compte-rendus, notes, convocations au bénéfice des différents pôles de la collectivité/renseigner les tableaux de suivi et bases de données
Faire le lien informatif des dossiers en cours entre les différents services de la collectivité et en assurer la coordination
Planifier la gestion des locaux et des équipements de la collectivité
Gérer les commandes de matériel, produits d’entretien et de bureautique pour l’ensemble des services
Gérer les plannings de l’ensemble des services
• Assurer l’organisation du conseil communautaire
• Gérer le logiciel Assemblée -A.GE.D.I - convocations, collecte et mise en forme des délibérations, envoi dématérialisé, rédaction des compte-rendus, suivi des dossiers correspondants
Missions complémentaires
• Communication institutionnelle : mise à jour du site internet et insertion d’actualités

Contact : Rémi DUPRETZ
05.62.99.35.23