Assistante du chef de service de la police municipale

LA VILLE DE VAIRES SUR MARNE
RECRUTE POUR SES DIRECTIONS DES SYSTEMES D'INFORMATION ET DE LA POLICE MUNICIPALE
UN(E) ASSITANT(E) ADMINISTRATI(F)(VE)
Remplacement congé maternité (dés que possible au 12/06/24)
Au sein de la collectivité, vous êtes en charge d'organiser la réception, le traitement et la transmission des informations afin d'être le garant du bon fonctionnement administratif en alternance entre la Direction des Systèmes d'Information et la Police Municipale.
Vous suivez et gérez les dossiers administratifs en adéquation avec les directives reçues
Vous assister les deux directions dans l'organisation du travail au quotidien
Enfin, vous assurer les missions administratives selon une répartition hebdomadaire spécifique

Missions principales :
* Assurer l'interface physique et téléphonique avec les autres services de la Mairie
* Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation et filtrage des appels
* Gestion des courriers : traitement, enregistrement, tri, ventilation, mise en forme et classement et envoi
* Gestion des demandes de renseignement et d'enquêtes administratives (PM)
* Gestion des demandes d'intervention : création et suivi des tickets d'intervention pour les techniciens (DSI)
* Gestion des bons de commande : création, suivi du circuit de validation et transmission aux entreprises
* Gestion des factures : vérification, validation des factures, régularisation des contentieux
Missions associées :
* Suivi et maintien à jour de l'inventaire du parc informatique (matériel, logiciels, licences...)
* Assurer les demandes d'interventions externes au service, faire établir des devis
* Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs
* Suivi des dossiers (contrats, marchés, budget, interventions)
* Classement, photocopiage, assemblage et archivage des divers documents
* Gestion des fournitures : suivi de l'enveloppe comptable, contrôle des stocks, recensement des besoins matériels bureautique et informatique, commande, réception et distribution interne.
* Suivi administratif des agents (formation, congés, heures supplémentaires, absences)
* Rédiger les comptes rendus de réunion

Envoyer CV et lettre de motivation
Mme Edmonde JARDIN, Maire
26 Bd de Lorraine
77360 VAIRES SUR MARNE
[email protected]