Assistant de direction DGA Solidarité (h/f)

Au sein de la direction générale adjointe solidarité, l’assistant de direction est placé sous l’autorité du directeur général adjoint et lui apporte une aide permanente dans la réalisation de ses missions.
Il assiste le DGA en matière d’organisation, d’information, d’accueil, de travaux bureautiques, de suivi de l’activité de la DGA, de la planification et de l’organisation de réunions et est en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, les élus ainsi que les différents partenaires.

A ce titre, il vous sera confié :
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
Secrétariat de direction :
- Frappe et mise en forme de courriers
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Organisation du traitement et la diffusion des informations : Recueillir et assurer la coordination des éléments (de la demande à l’envoi de la réponse) en lien avec les directions et le secrétariat général afin de traiter les interventions et sollicitations de la direction générale et du PCD en respectant les délais
- Assurer le circuit et la centralisation des parapheurs
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
Gestion des interventions Sous-préfecture et cabinet
Suivi de l’activité de la DGA en lien avec le secrétariat général
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Mettre en forme des statistiques.
- Gérer et suivre les congés des cadres et des agents rattachés hiérarchiquement au DGA ou au directeur
- Gérer et suivre les commandes de fournitures de bureau et de consommables
Gestion de l’agenda et des priorités
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous

Ce poste est ouvert aux agents fonctionnaires titulaires de catégorie B ou C, filière administrative, par voie de mutation, de détachement ou sur liste d’aptitude et aux non titulaires de la fonction publique en contrat à durée déterminée, renouvelable.
Poste permanent avec rémunération statutaire selon profil + régime indemnitaire sur 12 mois.
Temps de travail : 35h00 hebdomadaire
Aménagement des temps de travail : Télétravail (60 jours/an pour un temps complet), compte épargne temps, possibilité de générer des RTT
Conformément aux valeurs de la collectivité, tous les postes sont ouverts à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés.