Assistant administratif Bibliothèque Cyrano de Bergerac (h/f)

Mairie de Clichy-sous-Bois

 Titulaire ou contractuel  CLICHY SOUS BOIS Le 28 nov.  129 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

En étroite collaboration avec la direction de la bibliothèque, l'assistant(e) administratif(ve) assiste la direction sur les missions administratives de la bibliothèque.
Parmi ses missions spécifiques : le suivi de l'exécution budgétaire de la bibliothèque, des contrats de prestation et actes administraifs de la bibliothèque, du courrier numérique et papier du service.
Il*Elle travaille en collectif avec les coordinateurs*trices de la politique documentaire pour les achats et commandes de livres, ainsi que les coordinateurs trices des actions culturelles pour les prestations de service.

Missions

Les missions du poste
Suivi d'exécution budgétaire :
- En lien avec la direction et le servicecomptabilité, saisie des bons de commandes sur Ciril finances ;
- En lien avec la direction et le service comptabilité, établissement du service fait des factures sur Ciril Finances ;
- Transmission des commandes aux fournisseurs et prestataires, réclamation des factures ;
- Réception, suivi et contrôle de livraisons ;
- Mise à jour des tableaux de suivi d'exécution budgétaire et classement des documents budgétaires ;
- Transmission à l'Espace 93 des éléments de déclaration à l'URSAFF des artistes-auteurs.
Gestion de la régie de recettes :
- En lien avec le.a régisseur.seuse titulaire, s'assurer de la conformité de l'encaissement, mise à jour des outils de suivi, transmission au Trésor Public.
Assistance administrative du service :
- En lien avec la direction et le secrétariat général, rédaction, suivi et transmission des délibérations et décisions municipales ;
- Suivi des contrats des intervenants (contrats de cession, assurances, etc.) et enregistrement ;
- Suivi des adhésions (coordination des enregistrements, classement, etc.) ;
- Déclaration et contrôle du droit de prêt à la Sofia ;
- Suivi des demandes aux services techniques : rédaction des bons, après visa de la direction envoi au secrétariat des services techniques, mise à jour régulière du tableau de suivi des demandes ;
- Suivi des demandes aux pôles protocole et logistique ;
- Tenue de l'agenda de la bibliothèque.
Suivi du courrier du service :
Gestion de la boîte mail du service :
- Distribution des mails aux bibliothécaires le cas échéant,
- Réponses de 1er niveau et/ou réponses finales
Gestion du courrier papier du service :
- Levée du courrier de la bibliothèque
- Constitution de parapheurs pour mise à la signature
- Rédaction et préparation de courriers pour mise à la signature
- Mise à jour du tableau de bord de suivi des courriers et parapheurs sortants du service.
Gestion des relances et remboursements :
- rédaction et mise sous pli des lettres de relance des retards et remboursements.
- suivi des relances de retards et remboursements.
Assister le suivi RH quotidien
- Assurer le compte mensuel des heures effectuées par le personnel vacataire et transmission aux Ressources Humaines après visa de la direction ;
- Préparation des conventions de stage et transmission aux Ressources Humaines ;
- Mise à jour du tableau de bord de suivi des formations du personnel ;
- Assistance ponctuelle à l'élaboration du planning de service public.
Accueil et renseignement du public
Accueil téléphonique :
- Renseigner et orienter les usagers, fournisseurs, partenaires ;
Accueil physique de renfort :
- Accueillir et renseigner le public ;
- Connaître le fonds de la bibliothèque et l'agenda de la bibliothèque pour en assurer sa promotion ;
- Gérer les opérations de prêts-retours-réservations ;
- Inscrire les usagers et expliquer la procédure d'inscription ;
- Surveiller les sections, gérer les litiges et contrôler l'usage des postes informatiques.
Archivage et classement
- tri et classement des documents produits par la bibliothèque (papier et numérique) ;
- le cas échant et en lien avec le service des archives municipales, effectuer le versement des archives de la Bibliothèque.

Informations complémentaires

Envoyer CV et lettre de motivation
Madame La MAIRE
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
mail : [email protected]

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