Assistante au cabinet du Maire H/F

Mairie de Dourdan

 Titulaire ou contractuel  DOURDAN Le 28 nov.  119 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Rattaché.e au cabinet du Maire, vous exercez principalement des fonctions de secrétariat pour le cabinet et les élu.e.s de la majorité municipale et tout particulièrement les adjoint.e.s au Maire.
Vous apportez à ce titre une aide permanente au cabinet et aux élu.e.s en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous avez vocation à travailler en interaction avec l'ensemble des services, la direction générale et le secrétariat de la direction générale. Aussi, vous travaillez en coordination étroite afin d'assurer une continuité de service.

Missions

MISSIONS
Secrétariat du cabinet et des élu.e.s
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel,
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
- Contribuer à la gestion comptable (édition de bons de commande, suivi de la facturation et du budget),
- Gérer les agendas, les déplacements et l'organisation de réunions notamment des adjoint.e.s au Maire,
- Préparer les rendez-vous, opérer un suivi (rendez-vous habitants, associations etc.),
- Assurer le suivi du calendrier des principales échéances de l'activité de la vie municipale,
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, documents administratifs et comptes rendus),
- Suivre les courriers et les parapheurs / contrôler les documents mis à la signature des élu.e.s,
- Créer et mettre à jour des tableaux de bord et de bases de données, mailing
- Participer au tri, à l'élimination ou versement aux archives des documents papiers, électroniques et numériques.
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cabinet du maire,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Travailler en collaboration avec la direction générale et les différents assistants de direction et secrétaires,
- Rédiger les comptes rendus de réunions et de notes synthétiques d'information.
-
Organisation et planification d'évènements et cérémonies en relation avec les services
- Organiser les évènements en lien avec le service évènementiel et communication,
- Créer des fichiers pour l'envoi d'invitations officielles,
- Participer aux différentes cérémonies.
Contribution à la communication interne et externe
- Assurer la gestion de la circulation et de la diffusion d'informations internes et externes,
- Participer aux réunions agenda,
- Faire le lien avec le service communication sur les informations à diffuser sur les réseaux sociaux et autres supports internes.
Poste de Catégorie C - cadre d'emplois des adjoints administratifs
Temps de travail : temps complet 37h30 hebdomadaires
Travail possible le soir, week-end et jours fériés

Informations complémentaires

Poste à pourvoir dès que possible
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Esplanade Jean Moulin
91410 DOURDAN
[email protected]
Recrutement par voie statutaire ou à défaut contractuel.
Rémunération Statutaire + Régime Indemnitaire + participation à une mutuelle + CNAS

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