Assistante administrative auprès des pôles développement social et aménagement durable

La Communauté de Communes du Crestois et du Pays de Saillans - Coeur de Drôme recherche pour ses pôles développement social et aménagement territorial, son.sa assistant.e administratif.ive, à temps complet, à compter du 28 septembre 2023.

La Communauté de Communes du Crestois et du Pays de Saillans - Coeur de Drôme recherche pour ses pôles développement social et aménagement territorial, son.sa assistant.e administratif.ive, à temps complet, à compter du 28 septembre 2023.
L'assistante administrative partage son temps entre le pôle PEEJ (40% ETP) ; le pôle développement et aménagement durable (20 % ETP) et le service communication (40% ETP).
Elle a pour fonction générale d'assister les deux directeurs de pôle dans l'organisation du travail de leur équipe et service, et de venir en soutien à la chargée de communication dans ses missions générales.
En particulier, au sein du pôle PEEJ, l'assistante administrative a en charge les principales missions suivantes :
> Planification et organisation des rendez-vous, réunions ou évènements
* Gérer les agendas de l'équipe et en particulier des deux Directrices de Pôle, prendre et organiser les rendez-vous, organiser les éventuels déplacements
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (planifier la date, réserver un lieu, inviter les participants, envoyer les documents préparatoires, préparer le matériel, gérer la liste des présents, etc)
* A titre exceptionnel, prendre des notes lors de certaines réunions et rédiger les comptes-rendus (réunion de pôle notamment)
> Traitement des dossiers et saisie de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie et la mise en forme de documents (rapports, présentation power-point, etc)
* Rechercher et diffuser des informations
* Photocopier et assembler des documents
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Préparer les dossiers pour les instances
> Suivi des projets et activités du pôle
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Participer au suivi des outils de coordination et de gestion du pôle (procédures spécifiques, répertoire,...)
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (conventions, marchés publics, plannings, etc.)
* Suivre les délibérations liées au pôle
> Suivi administratif des stagiaires du pôle social
* Réception courrier
* Gérer les réponses positives et négatives
* Faire le lien avec les équipes sur le terrain pour connaitre les places disponibles au sein des structures
* Tenir à jour le tableau récapitulatif
* Relancer les équipes si nécessaire
Au sein du pôle développement et aménagement, l'assistante administrative a en charge les principales missions suivantes :
> Suivi de la taxe de séjour :
* Suivi des déclarations des hébergeurs professionnels et non professionnels via le portail de télé-déclaration
* Suivi des facturations et des encaissements de manière trimestrielle de la taxe de séjour
* Création des comptes des nouveaux utilisateurs
* Réponse aux questionnements des utilisateurs de la plateforme via la boite mail dédiée ou au téléphone
* Relances en cas de non-respect des dates butoirs et non-conformité des déclarations
* Suivi des procédures contentieuses
* Information et communication auprès des hébergeurs sur l'obligation de déclaration et les modalités de reversement de la taxe de séjour (établissement des documents de communication)
* Mise en place d'actions d'optimisation de la collecte
* Réalisation de veilles juridiques et réglementaires
> Assistance auprès de la Directrice de Pôle Développement :
* Coordination des commissions du pôle
Au sein du service communication, sous la coordination générale de la Chargée de communication, l'assistante administrative a en charge les principales missions suivantes :
Accompagnement de la Chargée de communication dans la gestion de projet
Edition/Print :
* Aide à la réalisation des supports/outils de communication en fonction des besoins des services comme par exemple :
o Rapport d'activité : mise en page avec la nouvelle charte
o Refonte ou création des panneaux signalétiques
o Réalisation des supports de communication pour le service social (planning ALSH, programme RPE, portes ouvertes des services, fête des petits...)
o .../...
* Création d'illustration en fonction des besoins du service communication.
Web>Site internet :
* Mise en ligne des actualités
* Mise à jour des contenus et mise en ligne des documents
Evènementiel
* Aide dans l'organisation
* Gestion de la logistique : recherche de prestataires, demande de plusieurs devis (exemple : traiteur, mobilier...), gestion des courses, installation...
* Réalisation des listings d'invitation et retours des inscriptions
* Organisation de la fête de la CCCPS
Médiathèque
* Organisation et alimentation de la médiathèque
Autres
* Base de données : créer un fichier qui répertorie l'ensemble des supports de communication des communes (Facebook, site internet, magazines, applications, panneaux lumineux...) pour les magazines : le contact, la périodicité, possibilité d'envoyer du contenu combien de temps avant la diffusion, quantité/format des contenus les conditions...) + Panneaux lumineux la procédure d'utilisation....
* Site internet des communes : recenser l'information sur les services de la communauté de communes mise à disposition sur les sites des communes (service déchets, enfance...)  Vérifier que l'information soit à jour + proposer à l'ensemble des communes de relayer du contenu par un renvoi sur notre site internet.

Transmettre LM et CV (+3 derniers entretiens professionnels) à :
Monsieur le Président
Communauté de Communes du Crestois et du Pays de Saillans – Cœur de Drôme - 15, chemin des senteurs – 26400 AOUSTE SUR SYE
Possibilité de transmettre votre candidature à : [email protected]
Fiche de poste complète sur demande : [email protected]