RESPONSABLE ACCUEIL ET ACCOMPAGNEMENT SOCIAL H/F

Rattaché(e) à la Direction du Centre Communal d'Action Social (CCAS), vous êtes chargé(e), en lien avec votre équipe, d'informer les usagers sur les différentes prestations proposées par le CCAS, d'assurer le suivi des demandes d'aides légales et/ou d'aides facultatives, d'assurer le lien avec les partenaires extérieurs et d'assurer un accueil physique et téléphonique de qualité aux usagers du CCAS.

- Missions principales :

Manager, accompagner et animer l'équipe d'accompagnatrices et l'agent en charge de l'accueil

Coordonner l'activité et être garant de la qualité d'accueil :

- Organisation du planning de l'accueil du CCAS

- Accueil physique et téléphonique des usagers du CCAS en lien avec l'agent en charge de l'accueil

- Suivi de l'instruction des dossiers (APA, regroupement familial, MDPH, obligés alimentaires, cartes améthyste...)

- Paramétrage et saisie des données dans le logiciel métier

- Elaboration et analyse de statistiques (tableau de bord) permettant de suivre l'activité



Assurer la gestion administrative et le fonctionnement de l'activité :

- Rédaction des différents documents relatifs à l'activité : courriers personnalisés, délibérations, décisions administratives ...

- Rédaction du bilan annuel d'activité

- Création et mise à jour de fiches " process "

- Archivage annuel

- Participation aux réunions de service du CCAS

- Gestion des demandes de regroupement familial

- Réception des dossiers adressés par l'OFII par lettre recommandée AR

- Mise à jour du tableau de suivi des demandes



Assurer la gestion du personnel

- Management et animation de l'équipe d'animatrices

- Accompagnement des agents (terrain, formation, accompagnement partenaires)

- Organisation, coordination et contrôle des tâches de chacune :

* Définition des priorités de travail,

* Organisation des plannings : horaires de travail du personnel, jours de congés et les éventuels remplacements,

- Participation au recrutement,

- Si nécessaire établir les rapports d'évaluation intermédiaire et tout rapport sur la manière de servir des agents,

- Conduite des entretiens professionnels annuels des agents,

- Diffusion de l'information au personnel

- Organisation de l'accueil de stagiaires.



Missions transversales :

- Gérer les courriers entrants et sortants

- Actualiser régulièrement les informations du service sur le site de la Ville et les outils de communication

- Référent de l'application du Règlement de gestion des données personnelles (RGPD) pour le CCAS



Missions occasionnelles :

À tout moment en fonction des effectifs de l'équipe du pôle ou du CCAS présents :

- Accompagner des sorties ou participer à des actions d'animation seniors

- Participer au dispositif du plan canicule, au plan de sauvegarde de la commune et à tout autre dispositif tel que la gestion d'une crise sanitaire (avec possibilité de travailler les week-ends)

Envoyer CV et lettre de motivation

Monsieur le Maire

2 avenue Paul Vaillant Couturier

78390 BOIS D ARCY