Assistant administratif DGS (h/f)

Mairie de Vaujours

 Titulaire ou contractuel  VAUJOURS Le 18 nov.  90 vues


Descriptif du poste

La Ville de Vaujours, commune de Seine Saint Denis d'environ 7 000 habitants, et membre de l'Établissement public territorial Grand Paris - Grand Est, recherche un Assistant administratif pour sa Direction générale des services.



Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous serez chargé(e) de lui apporter une aide permanente de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous assurez l'interface avec les élus, le DGS, les différents encadrants de la collectivité e les différents partenaires extérieurs. Vous favorisez le traitement et la circulation des informations.

Missions

- Gestion de l'agenda et prise des rendez-vous du DGS en fonction des priorités ;

- Renseignement auprès les interlocuteurs et transfert si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;

- Réception, filtration et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques ;

- Respect les délais de transmission de documents avant les réunions ;

- Planification et organisation des réunions du DGS : rédaction des ordres du jour, transmission de documents, préparation des dossiers, organisation matérielle, prise de notes rédaction des comptes rendus et diffusion ;

- Rédaction des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites, recherche d'informations et d'interlocuteurs ;

- Rédaction des procédures internes afin de gagner en efficacité, en simplicité et en fluidité ;

- Gestion des parapheurs de signatures (vérification de la présentation, de l'orthographe...) ;

- Classement et archivage des dossiers ;

- Réalisation de toutes tâches complémentaires en fonction des besoins et des urgences ;

- Participation à l'organisation des commissions et conseils municipaux ainsi que de la dématérialisation des actes ;



Activités annexes :

Participation aux réunions en soirée (conseil municipal, bureau municipal ...)

Informations complémentaires

Envoyer CV et lettre de motivation par courriel à [email protected]

ou par courrier à :

Monsieur le Maire

Mairie

20 rue Alexandre Boucher

93410 VAUJOURS

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