Assistant(e) de Direction-Gestion des Assemblées mutualisées

Sous la responsabilité directe de la directrice du PÔLE JURIDIQUE-SECRÉTARIAT GÉNÉRAL-COMMANDE PUBLIQUE mutualisé, vous participez à l'organisation et au suivi des instances municipales de la Ville de Moulins et des instances communautaires de Moulins Communauté, (conseils municipaux, bureaux communautaires, conseils communautaires, diverses commissions, ...) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus, en collaboration avec l'autre assistante du service.

Vos missions principales seront :

* Assemblées

- Préparation des réunions des assemblées

- Assistance aux services pour la préparation des dossiers

- Elaboration et suivi du rétroplanning de préparation

- Pilotage de l'organisation matérielle des assemblées (réservation de salle, ...),

- Correction, mise en forme, préparation, rédaction de rapports, délibérations et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées,

- Préparation et envoi des convocations et des dossiers,

- Secrétariat de l'activité,

- Logiciel interne de gestion des actes : missions de conseil et d'appui technique auprès des services

- Relations avec les services et contacts avec les élus

- Préparation de la salle pour les assemblées, s'assurer de l'enregistrement de la séance et mettre sur table les documents en séance si nécessaire

- Pendant les réunions :

- Gestion des travaux de l'Assemblée : suivi de la feuille de présence, suivi des votes et des interventions des élus

- Exécution et suivi des formalités postérieures

- Rédaction et diffusion des comptes rendus et procès-verbaux,

- Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes

- Accomplissement des formalités légales exécutoires : Transmission des actes au contrôle de légalité et affichage officiel



* Actes juridiques :

- Rédaction et suivi d'actes juridiques (arrêtés, décisions, ...)

- Elaboration des registres et des recueils des actes administratifs

- Télétransmission des actes en préfecture



* Gestion financière :



- Saisie de la préparation du budget du service (abonnements périodiques, expertises automobiles, honoraires avocats, ...), élaboration des bons de commande, paiement des factures, état de redevances,



* Gestion de dossiers spécifiques :

- Tenue à jour et suivi des tableaux de bord



* Assistance de la directrice dans la gestion et l'organisation du service juridique-secrétariat général :

- Aide permanente dans la gestion des agendas, organisation de réunion, rédaction de compte-rendu, de courriers, divers documents, traitement des courriers

- Tri, classement, archivage des documents du service

- Accueil téléphonique et physique du service juridique-secrétariat général

- Gestion des fournitures de bureau

Missions annexes :

- Accueil du public pour la consultation des administrés

- Appui occasionnel ou temporaire aux autres activités du pôle

Merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) à :

Monsieur le Président de Moulins Communauté

8, Place Maréchal de Lattre de Tassigny

CS 61625

03016 MOULINS Cedex

De préférence par mail: [email protected]



Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.