Assistant(e) de direction

Mairie de Vaux-le-Penil

 Titulaire ou contractuel  VAUX LE PENIL Le 18 nov.  78 vues


Descriptif du poste

Sous l'autorité de la Directrice des services à la population, à l'enfance et à la jeunesse, l'agent devra lui apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et suivi des dossiers.

Missions

1- Collaboration et informations



- Gérer les affaires courantes liées aux fonctions du directeur de service

- Rappeler des informations importantes

- Organiser le traitement et la diffusion des informations

- Établir une relation de confiance avec la Direction

- Gérer les priorités

- Gérer les flux de documents entrant et sortant

- Assurer la " logistique " de la direction/service (commande de fournitures, suivi des prestataires de service...).



2- Rédaction de divers documents



- Rédiger plusieurs types d'écrits : compte-rendu de réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques à partir de consignes orales et/ou de dossiers

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

- Organiser le classement et l'archivage des dossiers



3 - Suivi des projets et activités de la direction



- Réceptionner, puis transmettre aux services concernés, les diverses informations et documents relatifs à la direction

- Exposer les instructions hiérarchiques et suivre les retroplanning imposés.

- Préparer les fonds de dossiers et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision

- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

- Suivre le courrier et les parapheurs



4 - Accueil téléphonique et physique au secrétariat



- Accueillir les personnes extérieures

- Coordonner le planning des équipes

- Etre l'interface directe des différents interlocuteurs de la direction/service (agents, cadres, prestataires, responsables, partenaires...)

- Informer et assurer la communication des informations aux personnes concernées

- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques



5 - Organisation et planification des réunions



- Organiser des rendez-vous, des déplacements

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Direction

- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Informations complémentaires

Envoyer CV et lettre de motivation à l'attention de monsieur le Maire par courrier ou par mail : [email protected]

M. Henri De Meyrignac

8 rue des Carouges

77000 VAUX LE PENIL