ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Syndicat Mixte de Sytral

 Titulaire ou contractuel  LYON Le 16 sept.  107 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

AU SEIN DE LA DIRECTION DU PILOTAGE DES CONTRATS DE DSP

Missions

Place(e) sous la responsabilité hiérarchique du directeur du pilotage des contrats de DSP.



Missions :

- apporter une aide permanente au directeur et aux chefs de projet de la direction en termes d'organisation personnelle et d'assistance administrative dans le cadre de la gestion des dossiers.





ACTIVITES PRINCIPALES

1- Apporter une assistance administrative au directeur et aux chefs de projet,

- Réaliser et mettre en forme divers travaux de bureautique : rédaction de courriers, courriels et de rapports, élaboration de tableaux de bord sous Excel et de présentation sur PowerPoint..,

- Organiser et planifier des rendez-vous et réunions internes ou externes : ordre du jour, convocations, organisation matérielle, préparation des documents, rédaction des comptes rendus,

- Elaborer des lettres de commande, des bons de commande et préparer des pièces de marché. Suivre administrativement les lettres de commande et les marchés,



2- Gérer le courrier de la direction,

- Gérer le courrier reçu de la direction : réception, dispatching, archivage,

- Gérer le courrier envoyé par la direction : mise dans le circuit de signature, suivi, envoi, classement,



3- Elaborer et analyser des documents,

- Participer à la vérification sur pièces et sur place des informations fournies par les opérateurs et de leurs obligations : établir des comptes rendus d'observation à partir des tableaux de bord et du rapport annuel,

- Participer à l'élaboration des documents de reporting destinés à l'information des élus : constituer et diffuser des dossiers sur certains aspects du pilotage des DSP,

- Rédiger des procédures, des modes opératoires et concevoir des outils,

- Participer à l'amélioration des éléments de reporting transmis à la collectivité (contenu, mise en forme...),

4- Gérer le classement de la direction,



- Organiser et gérer le classement des répertoires informatiques de la direction : arborescence de classement, homogénéité des intitulés de fichiers, exhaustivité des fichiers,

- Gérer les archives papier de la direction (salle d'archives) : inventaire, tri, classement, versement à un centre d'archivage externe, destruction,

- Assurer la traçabilité des documents ayant trait aux contrats de transport public : enregistrement, transmission, conservation, gestion de l'archivage et du plan de classement.



ACTIVITES SECONDAIRES

1- Etre un interlocuteur référent interne, auprès des agents de SYTRAL Mobilités, et externe concernant les applications informatiques relatives au reporting ou au suivi de leur activité,



2- Assurer la mise à jour des contrats de transport et contrôler la qualité rédactionnelle des contrats et avenants,

- Intégrer les avenants pour disposer d'un corpus contractuel actualisé consolidé ainsi que les mises à jour annuelles des documents joints et pièces jointes,

- Contrôler la qualité rédactionnelle des contrats et avenants (numérotation, renvoi, charte d'écriture...),



2- Suppléer transitoirement des chefs de projet de la direction sur des sujets courants (reporting, suivi d'activité...) lorsqu'ils sont investis dans des dossiers plus lourds,



4- Gérer et suivre divers sujets,

- Gérer l'agenda et le classement des dossiers du directeur,

- Organiser les déplacements des agents de la direction (réservation d'hôtels, billets de train, remboursement de frais),

- Editer les factures relatives à l'application des incitatifs financiers contractuels (sauf celles émises par la direction de l'exploitation),

- Consolider et mettre en forme les éléments budgétaires de la direction.

Informations complémentaires

Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le <01/10/2022 par mail : [email protected]



A L'ATTENTION DE MONSIEUR LE PRESIDENT DU SYTRAL

21 BOULEVARD VIVIER MERLE

CS 63815

69487 LYON CEDEX 03



Pour tout renseignement, s'adresser à Françoise ANGLEVIEL, Chargée de recrutement, tél. 04 72 84 58 47

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