Assistant(e) - gestionnaire

SDIS de l'Essonne (SDIS 91)

 Titulaire ou contractuel  EVRY COURCOURONNES Le 12 sept.  82 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous l’autorité du Chef du service Administration/Finances, le/la gestionnaire assiste son responsable dans les activités administratives et financières de son service.



Ce poste est dédié à l’accompagnement des trois services composant le groupement des bâtiments, à la gestion administrative et financière des marchés du groupement.



Il/elle assure la continuité de service avec les autres assistants du service en totale polyvalence.

Missions

Gestion administrative



- Accueil du groupement (physique et téléphonique),

- Tenue des agendas, plannings ou tableaux de présence de l’équipe,

- Organisation de réunions,

- Traitement du courrier et des mails (enregistrement, distribution, envoi, suivi),

- Gestion et suivi des parapheurs y compris parapheur électronique,

- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus,

- Travaux de reprographie, classement, archivage physique et numérique,

- Suivi administratif des marchés,

- Accompagnement des agents dans leur tâches administratives (conseils, veille au respect des procédures, relecture des écrits…),

- Participation à la rédaction des procédures internes.



Gestion financière



- Suivi de l’exécution financière des marchés en lien avec son supérieur hiérarchique (veille au respect des clauses, tenue de tableaux de bord, prise en compte des consignes du groupement Administration Finances),

- Etablissement des bons de commande avec et sans marché,

- Enregistrement des factures, liquidation et transmission à la Paierie Départementale, diffusion et relance des signataires,

- Suivi et respect des marchés, en particulier des bordereaux de prix, vigilance et alerte seuil, reconduction,

- Calcul des révisions,

- Vérification des devis, saisie des bons de commande et engagements, rapprochement et liquidation des factures, opérations de mandatement (y compris ventilation analytique),

- Relance fournisseurs en cas de litige,

- Elaboration, mise à jour et exploitation des tableaux de bord et/ou bases de données du service, en lien avec son supérieur hiérarchique,

- Recensement des coûts de fonctionnement en cas de refacturation,

- Appui des chefs de service dans la gestion administrative.



Gestion des sinistres



- Collecte des éléments de déclaration auprès des acteurs,

- Etablissement des déclarations de sinistre auprès des assureurs en lien avec le service juridique et contentieux,

- Suivi de l‘instruction des demandes jusqu’à leur remboursement.

Informations complémentaires

Poste télétravaillable (1 à 2 journées par semaine en fonction des besoins des services).



Les candidatures composées d’un CV et d’une lettre de motivation seront adressées à l’attention de Monsieur le Président du Conseil d’Administration, au plus tard le 26 septembre 2022.

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