Assistant(e) de Direction

Mairie de Saint Quentin

 Titulaire ou contractuel  ST QUENTIN Le 26 mars  35 vues


Descriptif du poste

DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE :

Assistante administrative de la direction et de l'élu référent.

Missions

DESCRIPTION DES MISSIONS :

- Participation à la préparation et au suivi des permanences du Vice-Président du CCAS, suivi d'un tableau de bord dédié, lien avec les partenaires, gestion des relances le cas échéant, etc...
- Prise en charge des interventions des élus, suivi de situations particulières ou signalées : recherche des éléments nécessaires à l'élaboration de la réponse, rédaction des projets de réponse, lien avec les services concernés, suivi dans un tableau dédié
- Organisation, préparation et suivi de réunions, des Commissions et du Conseil d'administration : (réservations de salle, invitations, vérification des présences, feuilles émargement, constitution des dossiers, le cas échéant, aide à la rédaction de comptes rendus, etc...) ;
- Plus spécifiquement, pour le Conseil d'administration, appui à la rédaction des rapports, des délibérations sur le logiciel dédié, assurer les obligations légales de transmission au contrôle de légalité, de publication, etc.
- Rédaction de synthèses thématiques sur des sujets d'actualité relative au fonctionnement CCAS ou permettant la préparation de réunions, à la demande de la direction
- Rédaction de courriers/écrits spécifiques, création de documents à la demande de la direction ou du Vice-Président (diaporamas, graphiques, création de tableaux, mise en forme de documents, etc...)
- Information des usagers, prise en charge des appels téléphoniques ou mails dirigés vers la direction ou l'élu, prise de rendez-vous, etc. Gestion du courrier entrant et sortant de la direction.
- Recensement des besoins en fournitures pour l'ensemble des services, élaboration des commandes et gestion des stocks
- Réalisation de l'archivage de la direction
- Élaboration de statistiques à la demande de la direction.

DESCRIPTION DES ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :

- Référent(e) informatique pour le CCAS : relai avec la Direction informatique pour la résolution de problème, gestion des commandes informatiques et téléphoniques et suivi du budget dédié, etc.

Informations complémentaires

Relations interne et externe : Relations avec tous les services du CCAS, les services de la Mairie, et avec les partenaires extérieurs

Horaires : 8h30–12h00 / 13h30 – 18h00

Recrutement par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle.

le jury se réserve le droit également de faire passer des tests de français et de logique lors des entretiens.