Gestionnaire administrative du réseau des médiathèques

Ardenne Métropole

 Titulaire ou contractuel  CHARLEVILLE MEZIERES Le 05 juil.  119 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous l'autorité du chef de service de la lecture publique, l'agent

contribue et accompagne la mise en œuvre du projet du réseau des médiathèques en :

- donnant au Directeur les moyens de supervision, de proposition et de contrôle sur les actes et les procédures administratives

- centralisant les informations et les requêtes pour une vue globale sur le fonctionnement et les besoins des établissements aux fins de faciliter l'identification des priorités et les décisions d'arbitrage

- procédant à la rédaction et au suivi des marchés

- organisant en tant que service commun aux 5 médiathèques du réseau, l'activité

administrative du réseau.

Le responsable est l'interface du directeur dans la relation administrative avec les responsables d'établissement des médiathèques. Il est le premier interlocuteur et le relais du SAGe et décline pour le réseau des médiathèques les procédures relatives aux ressources humaines, budgétaires, commande publique, santé-prévention fixées par la collectivité. En relation constante avec le SAGe Culture et Sport, il reçoit son appui

Missions

Activités liées à la gestion administrative des médiathèques communautaires :

-Contribution à la définition du projet de service, participation aux réunions de la direction

-Force de proposition sur l'organisation administrative des activités et l'optimisation des moyens

-Organisation du fonctionnement du service afin de faciliter les échanges avec les responsables d'établissement

-Secrétariat auprès du directeur

-Renseignement et orientation des appels téléphoniques

-Rédaction et suivi des courriers et des demandes des tiers

-Centralisation et actualisation des bases de données, rédaction de notes, rapports

-Organisation de la circulation de l'information vers les responsables d'établissement

-Elaboration, suivi et contrôle des conventionnements, demandes de subvention, demandes de garantie d'assurance des expositions

-Rédaction des cahiers des charges des marchés (achats livre / CD / DVD, vitrerie, nettoyage des bâtiments communautaires...) et des rapports d'analyse

-Tenue et mise en forme des bilans d'activité (tenue de tableaux de bord, statistiques...)

-Veille et contrôle du respect du planning d'intervention des prestataires

-Centralisation des besoins d'intervention des services techniques et des autres services d'Ardenne Métropole



Activités liées aux ressources humaines :

-Interface du Directeur et du SAGe dans la gestion des ressources humaines du réseau : tenue, actualisation et contrôle des plannings de congés, de formation, de la mise à jour des habilitations, du suivi des arrêts maladie, des remplacements, centralisation des demandes des agents concernant le logiciel de gestion du temps de travail Horoquartz

-Tenue et gestion des plannings d'activités dont les interventions de l'équipe technique

-Organisation de la circulation de l'information vers les responsables de service et les agents



Activités liées à la comptabilité / finances

-Encadrement et suivi de l'élaboration et du bon déroulement de l'exécution du budget du réseau des médiathèques

-Supervision de l'activité de régie du réseau, mise à jour des arrêtés de nomination et des actes de régie

-Engagement et suivi des bons de commandes et des factures

-Gestion de la régie de recettes de la médiathèque Voyelles : Régisseur principal

-Tenue d'outils de pilotage et d'analyse de l'activité financière

Informations complémentaires

POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE

Veuillez contacter la direction du réseau communautaire des médiathèques par courriel à

l’adresse suivante :

[email protected]

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