Chef de service des archives municipales (h/f)

Mairie d'Arras

 Titulaire ou contractuel  ARRAS Le 16 juin  145 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Dans le cadre de sa politique ressources, moyens, contrôle et pilotage, la ville d'Arras travaille sur les grands axes suivants :

- Moderniser son administration

- Assurer la préservation de la mémoire

- Assurer la sécurisation de la ville d'Arras par la conservation des documents et données à caractère pratique, administrative, comptable et juridique ainsi qu'historique et culturel

- Moderniser les procédures et le service à l'usager ;

- Favoriser l'accès à tous des services publics;





Dans ce cadre et sous l'autorité de la Directrice des Affaires Juridiques, l'archiviste assure l'ensemble des missions nécessaires à la mise en œuvre de la politique d'archivage au sein de la collectivité. Il sera également amené à apporter un soutien logistique et opérationnel en cas de besoin aux autres services de la Direction.

Missions

L'archiviste élabore avec la Directrice des Affaires Juridiques et met en œuvre la politique de collecte, de conservation, de communication et de valorisation des archives municipales.

Il contribue à renforcer les outils de gestion des documents et données numériques, en lien avec la direction des systèmes d'information, pour préparer à terme, l'archivage électronique des documents.

Il développe l'accueil des publics, la valorisation des archives et de l'histoire locale en collaboration avec les différentes directions de la Ville d' Arras concernés (culture, urbanisme, etc.)





MISSIONS PRINCIPALES DE L'ARCHIVISTE



La mission de conservation dont il assure :

- la disposition de l'architecture de conservation (en privilégiant par exemple l'ordre chronologique, alphabétique, ou selon le support : papier, optique, informatique),

- le maintien de cette structure grâce au catalogage et au fichage, ainsi que la sélection du matériel à conserver et de celui qui doit être éliminé.



La mission de gestion du service :

- Élabore les procédures de travail auprès des services de la collectivité et de gestion des archives communales, gère les projets du service.

- Élabore le budget annuel du service, exécute et suit le budget voté par les élus.

- Tenue des tableaux de bord et outils de planification et suivi



La mission de transmission de l'histoire locale :

Les archives historiques sont celles qui, avec le temps, ont perdu leur fonction pratique, mais ont gagné une importance historique et culturelle. Dans ce cadre, il :

- Valorise les archives et de l'histoire locale:

- Développe l'accueil des publics et la politique de médiation culturelle et de valorisation des archives.

- Contribue pour la ville, aux actions de valorisation pilotées par les différents partenaires institutionnelles (association historiques, culturelles et touristiques)

- Participe aux publications et communication de la ville d'Arras sur les sujets relatifs à la valorisation des archives et de l'histoire locale.



La mission de facilitation à l'accès à la documentation, d'accueil et d'accompagnement des usagers:

L'archiviste garantit que les informations peuvent être recherchées et trouvées par les utilisateurs, qu'ils soient internes ou externes, et il gère ensuite leur consultation.



Afin d'assurer ces missions, l'archiviste :

* Conseille, sensibilise et forme les services producteurs d'archives, les accompagne dans la préparation des versements et des éliminations réglementaires.

* Contrôle, trie, décrit et classe les nouveaux versements et les fonds modernes et contemporains qui le nécessitent.

* Réalise des inventaires d'archives.

* Gère les éliminations réglementaires.

* Sensibilise les services à la gestion des documents d'activité, accompagne la réalisation de plans de classement des fichiers numériques.

* Organise les flux, maîtrise les espaces de conservation et organise la conservation préventive et curative des collections.

* Communique les archives auprès du public et des services.

* Effectue des recherches administratives et historiques pour les services et le public.





Nouvelle mission : La fonction d'expert en conservation numérique

- participe à la modernisation des pratiques d'archives de la collectivité

- coordonne le processus et former le personnel aux bonnes pratiques de conservation des données (participation à la création des arborescences dans chaque service) et d'archivage ainsi qu'à l'utilisation des instruments informatiques et de gestion nécessaires.





Compétences professionnelles les plus fréquentes (savoir-faire et savoir-être)



Les compétences requises pour l'archiviste sont les suivantes :



En termes de connaissances :

* Connaissance des principes de l'archivage, notamment numérique

* Connaissance de la législation en matière d'archivage

* Connaissance des circuits et procédures administratives

* Connaissance de l'organisation des collectivités locales



En termes de savoir-faire :

* Techniques de description et de classement

* Techniques de gestion informatique des archives

* Compétences dans la conservation des unités d'archives

* Compétence dans le mode projet

* Maîtrise des logiciels de bureautique + Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet

* Capacité d'analyse des demandes des services

* Capacité rédactionnelle (note, compte-rendu...)

* Capacité à appréhender le contexte et enjeux de la collectivité ou structure



En termes de savoir-être :

* Autonomie

* Grande précision et attention aux détails

* Capacité relationnelle développées / capacité à " aller vers "

- Echanges permanents avec les collaborateurs

- Travail en lien étroit et direct avec le supérieur hiérarchique

- Echanges avec les services de la collectivité

- Relations avec les partenaires, services, collectivité membre, élus



Concernant l'axe numérique

Il est recherché un profil ayant une sensibilité et une appétence pour le numérique



Les compétences recherchées sont :

* Capacité à s'approprier rapidement le fonctionnement d'un logiciel.

* Etre à l'aise avec l'informatique au sens large

* Capacité à comprendre des arborescences et des processus informatiques et documentaires

* Capacité à dialoguer avec un service informatique et de documentaliste

* Connaissance de la norme d'archivage électronique (NF Z 42-013 bienvenue)

Informations complémentaires

Merci d'adresser lettre de motivation et CV à l'adresse [email protected] Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les lauréats du concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours, tout dossier incomplet ne sera pas traité.

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