Responsable de l'accueil des usagers (h/f)

Mairie d'Orly

 Titulaire ou contractuel  ORLY Le 13 juin  154 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Assurer la responsabilité et le management du service des accueils des usagers

Concevoir et mettre en œuvre l'ensemble des procédures et des outils de gestion des activités du service

Contrôler et évaluer la qualité de l'accueil du public

Superviser l'activité de la régie du service aux usagers.

Suivi de l'état civil et des titres sécurisés

Gestion de l'ensemble des logiciels Métier du Guichet des Services aux usagers.



Sous l'autorité du Directeur Relation Citoyens, le responsable gère et coordonne les activités du service des accueils aux usagers de la ville d'Orly.

Missions

ORGANISATION DU SERVICE :

* Organiser et suivre les fonctions et missions des agents en lien avec le plan de charge du service.

* Gérer les questions RH des agents (formation, congés, absences, évaluation de l'équipe, gestion des conflits...).

* Conduire des réunions, définition des objectifs opérationnels et suivi de leur mise en œuvre.

* Reporting auprès du directeur sur les activités du service des accueils aux usagers.

* Coordonner le fonctionnement et l'organisation du pré-accueil, du guichet familles (inscriptions scolaires, calcul du quotient familial etc...) et des demandes de logements.

* Organiser et développer la polyvalence des missions des agents.

* Elaborer des règlements des activités en lien avec les directions gestionnaires (CCAS, logement, Affaires scolaires, etc...).

* Suivre des plannings des campagnes d'inscription, de facturation et de communication : réalisation des plaquettes d'Information au public en lien avec les directions concernées, organisation des modalités d'inscription (logements et affaires scolaires)

* Concevoir des tableaux de bord de mesure de l'activité du service des accueils aux usagers et d'aide à la décision: statistiques, analyse des besoins des familles, nouvelles propositions d'évolution relative à l'accueil du public.

* Vérifier et actualiser des procédures de saisie et de gestion des données par les agents.

* Gérer des médailles du travail : suivi financier et gestion des dossiers des administrés.



COORDINATION DES METIERS DU SERVICE :

* Coordonner l'état civil et les titres sécurisés (passeports et CNI).

* Sous l'autorité du directeur, assurer le suivi de l'ensemble des procédures liées à l'état civil (reconnaissance, naissance, mariage, auditions préalables et décès).

* Gérer les événements publics telles que les noces d'or, de diamant, baptême civil, etc.

* Définir des règles de paramétrage des activités sur les logiciels métiers.

* Développer des nouvelles procédures de dématérialisation des actes d'état civil (COMEDEC).

* Accompagner les agents dans le développement des nouveaux outils logiciels (Mélodie, Maestro, Maëlis, Clic-rdv).

* Gérer le logiciel de prises de rendez-vous entre les administrés et la Ville d'Orly (Clic-rdv).

* Contrôler et suivre les activités financières liées à la Régie Ville (en lien avec le régisseur principal): respect des procédures, des rétro plannings, des contrôles et traçabilité des opérations.

* Elaborer et suivre le budget du service des accueils aux usagers.



DEVELOPPER LA QUALITE DES ACCUEILS :

* Assurer et garantir la qualité du lien entre les agents d'accueil et les familles.

* Participer à l'amélioration de l'accueil du public dans le cadre de la démarche qualitative de la Ville d'Orly.

* Participer aux actions de modernisation du service public : dématérialisation des procédures d'inscription, de paiement, de communication, etc.

* Accompagner le service sur la gestion des conflits en accueil.

* Superviser la gestion des bornes d'accès aux informations institutionnelles (Impôts, CAF, Conseil départemental du Val-de-Marne, etc.).

* Interlocuteur auprès du référent départemental pour les permanences du Conseil départemental du Val-de-Marne.

* Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente des administrés.

Informations complémentaires

Envoyer CV et lettre de motivation

à l'attention de Madame la Maire

Envoyer votre candidature (CV et LM) à l'adresse email suivante : [email protected]

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