Assistant.e de direction - remplacement temporaire

Mairie d'Albi

 Titulaire ou contractuel  ALBI Le 23 mai  119 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Définition du métier ou de la fonction

L'assistant.e de direction du pool administratif de la direction générale a pour rôle principal d'assister les directeurs généraux de la ville d'Albi et de la communauté d'agglomération de l'Albigeois dans le but d'optimiser la gestion de leurs activités au quotidien, notamment, la gestion de leurs plannings, l'accueil, l'organisation des déplacements, la préparation des réunions et de conférence/visioconférence, la communication, le suivi et le traitement du courrier, etc. C'est une personne de confiance qui peut traiter des informations confidentielles et à qui des missions variées à enjeux sont confiées.

Dans l'organisation actuelle, le pool administratif de la direction générale est composé de 3 assistantes.

Chaque assistante est amenée à réaliser des tâches administratives générales récurrentes et gère de façon plus spécifique l'agenda et les dossiers de l'un des directeurs généraux.

La polyvalence est nécessaire et elle est indispensable en cas d'absence de l'une ou l'autre des assistantes composant le pool.



Positionnement au sein du service ou rattachement hiérarchique

Rattaché au chef de service du secrétariat général, c'est un agent dont les missions impliquent un travail régulier en lien avec les directeurs, les chefs de service, les élus de la ville et de l'agglomération et les représentants d'autres institutions.



Catégorie statutaire

* Poste de catégorie : C

* Filière : administrative

* Rifseep : 9



Conditions ou contraintes particulières d'exercice du poste

* Poste à temps complet : 37h hebdomadaires (1607h par an)

* Amplitude horaire du service : du lundi au vendredi de 8h30 à 18h

* Possibilité d'heures supplémentaires selon l'activité du service

Missions

Missions - activités

* Gestion du courrier " arrivé " de la direction générale, diffusion, gestion du courrier signalé

* Accueil téléphonique et physique du secrétariat de direction

* Traitement et diffusion des informations internes et externes

* Gestion de l'agenda des directeurs, organisation et préparation de leurs déplacements

* Organisation et programmation de rendez-vous et de réunions en présentiel et/ou en vision-conférence, (invitations, réservation de salles, préparation des dossiers, recherche et mise en forme d'informations, envois de documents...)

* Préparation des documents pour les réunions et constitution des dossiers complets sur les principaux projets

* Rédaction de courriers, mise en forme de notes internes, comptes-rendus, conventions, actes administratifs (délibération, décision) et toutes pièces écrites liées à l'activité des domaines supervisés par la direction générale

* Aide à la préparation et au montage des dossiers gérés par la direction : mise à jour régulière, dossier de synthèse, classement papier et numérique dans le respect des règles de nommage et d'archivage),

* Travail en collaboration avec les différents services municipaux, les services de l'agglomération et les interlocuteurs extérieurs

* Participe aux différentes activités relevant du service des affaires générales (suivi des fiches commissions, conseils municipaux, arrêtés, décisions....)

Informations complémentaires

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre d’accompagnement)

à Madame le Maire

Mairie d'Albi

16, rue de l'Hôtel de Ville – 81000 Albi



Contact :

Pour tout renseignement, s’adresser à :

Madame Anne Bary, responsable du secrétariat général Tél. : 05 63 49 11 03

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