Assistant(e) du Maire

Mairie de Lagord

 Titulaire ou contractuel  LAGORD Le 18 mai  161 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

ANNONCE POUR POURVOIR UN POSTE D' : ASSISTANT.E DU MAIRE

Poste à temps complet - basé à LAGORD (17)



Définition :

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous devrez :

- Apporter une aide permanente au Maire en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers - en collaboration avec la secrétaire de la CDA.

- En cas de besoin ou à la demande, apporter une aide aux autres élus de la collectivité.



Situation fonctionnelle :

Commune de 7 300 habitants - Commune membre de la CDA de la Rochelle (1ère couronne)



Relations fonctionnelles :

Internes : DGS - Monsieur le MAIRE - Tous les élus - Ensemble des responsables de pôles

Externes : Tissu associatif - Administrés- Services de la CDA.

Missions

Missions principales :

o Organiser l'agenda du Maire, la prise de rendez-vous en fonction des priorités de l'élu. Organiser et planifier les réunions et rendez-vous du Maire (dont le bureau municipal) et du pôle de direction (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)..Organiser les déplacements du Maire ou des élus.

o Procéder à l'accueil téléphonique, filtrer les appels, prendre et transmettre des messages. Assurer ponctuellement l'accueil physique.

o Concevoir et rédiger des courriers, courriels, notes, saisir des documents de forme et contenus divers...

o Rédiger les comptes-rendus des bureaux municipaux et coordonner les actions qui en découlent.

o Informer les services des congés des élus et organiser la gestion des parapheurs en conséquence

o Concevoir et diffuser les documents supports à l'organisation des services (annuaire ...)

o Assurer l'organisation logistique d'évènements institutionnels (pots de départ, assemblées du personnel, arbre de Noël, vœux du Maire ...) à partir des informations transmises par la RH, et en lien avec la communication et le pôle Citoyenneté

o Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

o Gérer l'arrivée du courrier entrant, notamment dans le logiciel, et le distribuer aux services



Missions spécifiques : Sous la responsabilité de la DGS, gérer les stocks de petite épicerie



Missions occasionnelles :



Ressources Humaines :

Réponse aux demandes d'emploi et de stage ; Organisation de jurys de recrutement ; Saisie et suivi des congés, déclarations de vacances.... ; Diffusion, reprographie et classement de documents.



Autre aide ponctuelle au sein du pôle en cas de besoin.



Communication : Gestion des panneaux lumineux en cas d'absence du responsable

Informations complémentaires

Les candidatures (CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) sont à adresser par courriel à assistant[email protected] ou par courrier à Monsieur le Maire de Lagord, 1 rue de la Métairie, 17140 LAGORD



Date limite de dépôt des candidatures : 03 juin 2022

Entretien avec le jury : 17 juin 2022

Poste à pourvoir : 1er juillet 2022