Assistant·e de direction / Assistant·e administratif·ve et comptable

Mairie de Ramonville-Saint-Agne

 Titulaire ou contractuel  RAMONVILLE ST AGNE Le 18 mai  130 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

La commune de Ramonville Saint-Agne dispose sur son territoire d'une résidence autonomie. Cet établissement non médicalisé, de 50 logements accueille des personnes dont l'âge moyen est de 84 ans, qui sont valides et autonomes. Les équipes œuvrent au sein de cet établissement 24h/24h afin de s'assurer du bien-être des résidents.

Pour assurer le bon fonctionnement de la Résidence, l'assistant·e de Direction assure un poste très central en lien avec toute l'équipe, la directrice, la collectivité et les prestataires.

Missions

Sous la responsabilité de la directrice de la Résidence Autonomie Francis Barousse, vous assurez une mission générale administrative et comptable quotidienne.



Activités

1. Accueil (temps partiel en lien avec second agent)

* Accueil physique et téléphonique

* Gestion des mails, des courriers entrants et des demandes diverses

* Gestion du courrier départ et arrivé

* Gestion des urgences quotidiennes en lien avec l'autre agent d'accueil et l'équipe restauration



2. Gestion des dossiers des résidents

* Gestion des absences des résidents, diffusion d'informations en interne et en externe (infirmiers, auxiliaires de vie et autres intervenants) et mise à jour des plannings de présence dans l'établissement

* Gestion des dossiers d'évaluation des résidents (GMP) en lien avec le Conseil Départemental

* Actualisation et gestion des dossiers résidents (mis à jour et suivi) : par voie dématérialisée (logiciel BL Résidents) et en version papier.

* Suivi administratif et comptable des dossiers d'aide sociale, APA et APL et exécution des aides

* Rédaction de courriers, attestations diverses (CAF, quittances de loyers) en lien avec l'agent d'accueil

* Aides ponctuelles administratives pour les résidents



3. Gestion des plannings

* Gestion des deux plannings des agents de la résidence : accueil et restauration (ce dernier en lien avec le référent restauration)

* Gestion des congés des agents et planification

* Gestion des absences et des remplacements ponctuels en lien avec le référent restauration

* Etablir le décompte des heures réalisées par les agents

* Correspondant RH : assurer le lien avec le service compétent de la mairie et transmettre des informations au service concerné (heures, absences, maladies, grèves, contrats, ...)

* Etre le référent des agents auprès de la Direction (descente et remontées d'informations)



4. Gestion comptable

* Gestion de la régie de dépenses et de recettes

* Suivi du budget : en lien avec la Direction et la comptable, participation à la préparation du Budget Primitif/Budget Supplémentaire/Compte Administratif

* Gestion de la facturation, remboursement des cautions, suivi des paiements, régularisation sur factures, gestion des impayés en lien avec le service finances de la mairie

* Suivi de la facturation des repas avec la comptable de l'EHPAD et de la laverie



5. Liens prestataires et partenaires

* Gestion et suivi des interventions des prestataires et intervenants extérieurs en lien avec la Direction et les différents services de la Mairie

* En lien avec la Direction et l'autre agent d'accueil : édition des bons de commande et validation des factures des fournisseurs

* Gestion des demandes e-atal (fournitures, produits d'entretien, services techniques, prêt de matériel, logistique) + en lien avec le référent de restauration : commande des denrées alimentaires en respectant le budget voté

* Organisation des visites des prestataires et mise à jour du registre de sécurité si besoin

* Tout autre tâche à la demande de la Direction

Informations complémentaires

Adresser votre candidature (CV, Lettre de motivation et arrêté de situation) à Monsieur Le Maire (réf : VS/AB/ARAFB) avant le 3 juin 2022 : [email protected]

Faites jouer votre réseau

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