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Vie et bien-être au bureau

En 2020, j’arrête les mails inutiles !



Le Lab Zéro, laboratoire d’innovation de la Préfecture de la Région Sud, propose aux agents une série d’outils pour les inciter à réduire leur usage du mail… Pour réduire leur empreinte carbone, mais aussi le stress et les interruptions.

Et si sauver la planète commençait par bien utiliser ses mails ? L’idée est à peine exagérée. D’après une étude de l’Ademe en 2011, envoyer un mail d’1 Mo consomme potentiellement 25 watt-heures (soit 25 min d’utilisation d’une ampoule de 60 watts), 7,5 grammes de fer, 6 grammes de pétrole, génère 20 grammes de CO2… Autrement dit : « Sur la base d’une hypothèse de 20 mails par jour et par personne, cela représenterait annuellement les émissions de CO2 équivalentes à plus de 1 000 kilomètres parcourus par voiture », explique l’étude.

 

Quelques règles pour réduire ses mails

 

C’est dans ce contexte que le laboratoire d’innovation de la Préfecture de la Région Sud, le Lab Zéro, a créé la démarche « zéro mail inutile ». L’idée : diffuser outils et techniques pour réduire l’utilisation du mail dans les administrations. Quelques exemples de règles proposées :

  • Avant d’envoyer un mail, se demander si le sujet s’y prête : par exemple, pour les problèmes complexes, privilégier des outils collaboratifs. Le Lab Zéro propose une règle d’or : « Au troisième mail, on s’appelle ? »
  • Bien rédiger ses mails : réduire le contenu, formuler clairement les demandes.
  • Choisir les destinataires de ses mails : le « répondre à tous » est-il toujours adapté ?
  • Trier sa boite mail : se désabonner des newsletters qu’on ne lit pas, utiliser des filtres, supprimer ses mails…

La boîte à outils du Lab Zéro contient des vidéos et fiches pratiques très concrètes. Elle est mise à disposition sur demande à cette adresse.

Moins de mails, plus de bien-être au travail

 

Si ces outils sont simples, leur mise en place questionne l’organisation du travail de manière plus large : comment interagir, quand interagir ? C’est donc aussi un enjeu RH, comme l’explique le Lab zéro : « Un agent passe en moyenne 650 heures par an à gérer sa boîte mail, un cadre est interrompu toutes les deux à huit minutes par des notifications ». Ainsi, réduire ses mails est écologique… Mais éviterait aussi les interruptions inutiles et le stress, qui nuisent à la productivité. Un bon argument à présenter à vos collègues pour adopter ensemble la démarche « zéro mail inutile » en 2020 !

 

Julie Desbiolles

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