Assistant ressources humaines (h/f)

Mairie de Bidart

 Titulaire ou contractuel  BIDART Le 18 oct.  138 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

La commune de Bidart (7000 hbts) recherche pour son service RH : un Assistant RH (h/f).



L'équipe, qui se compose de deux assistants rattachés au DRH, doit gérer entre 230 et 280 agents selon la saison, répartis sur 4 établissements (Mairie, EHPAD, CCAS et SAD).



La mission principale consiste à assurer la production, la gestion et le suivi administratif des agents de la Mairie (env. 160 agents titulaires et NT). Les deux autres composantes de la fiche de poste sont liées au recrutement et à l'amélioration continue du service.



Ce poste comprend une part de travail administratif (secrétariat de base) mais aussi un côté plus technique et qualifié (carrières/paies). Il est très polyvalent (tous les aspects RH y sont traités) et possiblement évolutif selon les compétences du candidat.



L'environnement technique, organisationnel et humain favorise le travail dans de bonnes conditions : informatique et logiciel RH (Ciril) performants, autonomie et cohésion d'équipe.



La partie ci-dessous décrit le poste tel qu'il doit être dans l'idéal : un accompagnement sera mis en place pour renforcer certaines compétences auprès de candidats ayant une capacité d'apprentissage avérée. Néanmoins, le cœur du métier (statut/paie) doit être maîtrisé.



Une attention particulière sera portée sur le profil des candidats concernant les savoirs-être.

Missions

Mission 1 : Assurer la production, la gestion et le suivi administratif lié aux Ressources Humaines de la Mairie (160 agents Titulaires et NT).



--- Prendre en charge la gestion administrative des agents sous ses différents aspects :

* Réaliser la gestion et le suivi administratif propre à la carrière des agents titulaires et contractuels (contrats de travail, renouvellements, arrêtés d'avancement d'échelon, de grade, régime indemnitaire, calcul des reprises d'antériorité, radiations/mutations, SFT, action sociale...).

* Réaliser la gestion et le suivi administratif propre aux évènements et positions statutaires des agents (arrêtés maladies/absences/dossiers AT, suivi des congés, disponibilités, attestations et déclarations diverses).

* Assurer la gestion et le suivi des procédures médicales (organisation des visites médicales périodiques, Comité médical, Commission de réforme, lien avec les assurances statutaires et la CPAM pour les dossiers et les remboursements, dossiers de maintien de salaire).

* Saisir et contrôler toutes les données dans le logiciel métier (Ciril) et tenir les dossiers papier conformément aux règles.



--- Assurer la production des paies :

* Assurer la collecte et la cohérence des éléments mensuels permettant d'établir les paies et élaborer les documents de synthèse en lien avec les responsables des différents services.

* Analyser, contrôler, saisir et intégrer l'ensemble des éléments variables liés à l'activité ou à la carrière dans le logiciel de paie (Ciril) et produire les paies dans leur intégralité.

* Calculer les impacts liés aux maladies (PT/DT/IJSS/subrogations) et proratisations en cours de mois.

* Être en mesure d'en contrôler l'exactitude de corriger les erreurs avant transmission au responsable pour validation finale.

* Assurer le mandatement des salaires en lien avec la Trésorerie si besoin.

* Opérer les rappels ou correctifs le cas échéant sur les salaires.

* Éditer les attestations pôle emploi et certificats de travail.

* Établir les déclarations sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles et leur mandatement en lien avec les organismes sociaux.



--- Prendre en charge le dossier annuel des saisonniers :

* Recenser les besoins annuels et les faire valider.

* Collecter les candidatures, les organiser et préparer la base de travail permettant la sélection.

* Gérer les désistements le cas échéant en lien avec l'élu de référence.

* Transcrire tous les événements en paie.



--- Assurer l'interface entre le service et son environnement en assurant un premier niveau de renseignement et de conseil :

* Informer et conseiller les agents et leurs responsables sur les sujets variés relevant du domaine des RH (thèmes ci-dessus).





Mission 2 : Participer à la gestion administrative des recrutements.



--- Assurer le secrétariat lié aux candidatures spontanées :

* Identifier les CV correspondant aux besoins de la collectivité et gérer un vivier.

* Prendre en charge les réponses négatives.

* Répondre aux demandes d'informations.



--- Prendre en charge les procédures de recrutement :

* Rédiger les annonces et mettre en œuvre leur publicité sur les supports retenus.

* Organiser les entretiens (planification, convocations) et préparer les dossiers pour les membres du jury.

* Participer en tant que jury à certains entretiens délégués par le DRH.

* Assurer les réponses aux candidats.





Mission 3 : Participer au développement et à l'amélioration continue du service Ressources Humaines.



--- Participer à l'exploitation et à la définition de nouveaux outils et/ou stratégies RH :

* Extraire des données et/ou produire des rapports sur les items RH à la demande du responsable.

* Mener des études et des travaux sur des thématiques confiées par ce dernier.

* Participer activement aux réunions et aux échanges sur les activités du service.



--- Participer à la démarche d'amélioration continue :

* Informer le responsable de problématiques ou incidents/évènements indésirables rencontrés.

* Proposer des optimisations des processus et procédures existants, les formaliser et les mettre en œuvre puis les suivre au moyen d'indicateurs.

* Être en alerte sur les dossiers ou les échéances pour anticiper les problématiques.

* Assurer une veille réglementaire (participation à des réunions d'information et suivi de sites spécialisés).





Activités spécifiques :



--- Classer, trier et archiver les documents administratifs du service :

* Participer activement à toutes les tâches de secrétariat du service RH (tri courrier, mise sous pli, rangement, saisie de documents)

* Tenir à jour les dossiers du personnel (informatique et papier).

* Effectuer des réponses aux candidatures spontanées.



--- Aider sa collègue en cas de besoin sur toutes les thématiques RH.



--- Participer avec sa collègue à la mise en place des procédures de retraite :

* Informer les agents sur leurs droits à retraite ou sur les démarches à accomplir pour obtenir des informations.

* Préparer les dossiers de retraite en lien avec le CDG et les caisses (dossiers informatisés et dossiers papier).

* Suivre le bon déroulement de la procédure (contrôle de la bonne réception des documents par les services, de la liquidation et du respect des délais).

Informations complémentaires

Fiche de poste à consulter sur le lien de publication ci-dessus.



CV + lettre de motivation à envoyer avant le 31/10 par courriel à l'adresse [email protected]



Poste permanent libéré à compter du 01/12 pour cause de démission (pour suivre un conjoint). Egalement ouvert aux contractuels (CDD).



Fonctionnaires : recrutement privilégié par voie de détachement (6 mois) avant intégration.