adjoint administratif

Communauté de communes Buëch Dévoluy

 Titulaire ou contractuel  VEYNES Le 28 juil.  116 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

MISSIONS PRINCIPALES



Soutien à la DGS, aux directrices de pôle et chefs de services

Activités de secrétariat

Préparation et suivi des réunions du conseil communautaire et du bureau

Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif

Missions

SOUTIEN A LA DGS, AUX DIRECTRICES DE POLE ET CHEFS DE SERVICES :

- Apporter une aide permanente à la DGS, aux directrices de pôle, et chefs de services en termes de gestion, de communication, d'information, de classement, de suivi des dossiers ;

- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

- Organiser les déplacements et réunions du cadre (réservation de salle, de la voiture, pots...

- Établir une relation de confiance avec le cadre

- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

-Suivre l'agenda de direction et des élus

ACTIVITES DE SECRETARIAT

-Assurer le suivi des courriers et des actes administratifs de la collectivité ;

Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers, tableaux, comptes-rendus et dossiers divers.

-Renseigner le site internet des informations administratives (avis de réunions, PV, délibérations...),

-Répondre aux saisines des administrés pour la consultation des actes administratifs

-Participer à la rédaction des arrêtés et des décisions du président,

-Transmettre des actes dématérialisés en Préfecture et en faire leur suivi)

-Instruire sur le plan administratif les demandes de subvention des associations (recueil des pièces...) et en assurer le suivi.

-Suivre des dossiers en propre et en rendre compte.

PREPARATION ET SUIVI DES REUNIONS DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE ET DU BUREAU

- Rédiger les convocations et en assurer le suivi, Mettre à jour les listes de diffusion

- Préparer les documents nécessaires au déroulement des réunions,

- Participer à la rédaction des délibérations, en assurer le suivi et les transmettre aux interlocuteurs concernés

- Participer à la rédaction des PV et comptes-rendus

-Assurer le suivi des affichages règlementaires

RECUEIL ET TRAITEMENT DES INFORMATIONS NECESSAIRES AU FONCTIONNEMENT ADMINISTRATIF

- Etablir une veille réglementaire,

MISSIONS ET TACHES SECONDAIRES DU POSTE :

Renforts occasionnels pour les services du bâtiment et pour toute tâches rentrant dans cet objet en qualité d'agent administratif.

PRINCIPALES RELATIONS INTERNES

- Relations régulières avec la DGS ; Les directrices de Pôle et chefs de service ; Les membres du Pôle administration générale ; Les élus membres du Conseil Communautaire

PRINCIPALES RELATIONS EXTERNES

- Relations régulières avec les représentants des collectivités (Elus, secrétaires de mairie, etc...)

-Relation avec les services de la préfecture et des administrations

Informations complémentaires

courrier à adresser à Monsieur le Président de la Communauté de communes Buëch-Dévoluy

7 rue de la Tuilerie

05400 VEYNES