Assistante de direction

Conseil Départemental - Côte d'Or

 Titulaire ou contractuel  DIJON Le 27 juil.  109 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

* Suit l'activité du Pôle,

* Gère et coordonne des dossiers transversaux,

* Assiste le Directeur Général Adjoint et l'Adjointe au Directeur Général Adjoint en matière d'organisation, d'information, d'accueil, de travaux bureautiques, de suivi de l'activité du pôle, de la planification et de l'organisation de réunions.

Missions

* Suit l'activité du Pôle :

o Réceptionne et traite l'information arrivant au Pôle (tri du courrier, gestion des circuits courriers et de l'information),

o Contrôle les parapheurs de courriers mis à la signature, suit le retour et l'envoi du courrier signé,

o Consulte tous les jours les boîtes aux lettres fonctionnelles,

o Suit par GEDELIB, les rapports présentés au Conseil Départemental et à la Commission Permanente, veille à leur préparation et au respect des délais,

o Traite les notes demandées par le Cabinet.



* Gère et coordonne des dossiers transversaux :

o Centralise les commandes de ressources fonctionnelles pour le Pôle,

o Transmet les demandes de stages non rémunérés,

o Assure le suivi des dossiers en cours :

- Renseigne, met à jour et diffuse chaque semaine avant le CODIR PADT le tableau des dossiers en cours suivis par la Mission Coordination Administrative : demandes de notes Président, notes transversales du Pôle Ressources, de la DDRHRS, de la DGSD, notes signalées du Cabinet, sollicitations du DGA et de son adjointe,

- Est garant de la réponse du PADT : suit l'état d'avancement des réponses par Direction, effectue les relances si besoin, alerte en cas de retard dans les réponses.

o Participe à la gestion du personnel (référent Gestion des Temps et des Absences) :

- Est référent E-Temptation : conseille et porte assistance aux gestionnaires dans les Services du Pôle, affecte un cycle aux agents, pratique les contrôles nécessaires, paramètre les populations et fait l'interface avec la DDRHRS,

- Enregistre les absences de toutes natures des Directeurs, réalise les plannings prévisionnels des absences des Directeurs, fait valider ce planning par la DGA, transmet aux DGS à sa demande,

- Imprime les états mensuels des crédits et débits d'heures, fait valider par la responsable de la Mission Coordination Administrative avant transmission aux directeurs, au DGA et à son adjointe.

o Assure la gestion du parc de véhicules de service de la Cité Jean Bouhey :

- Gère les réservations des véhicules en pool, réalise le suivi de l'utilisation des véhicules,

- Est chargé de la bonne utilisation des badges de stationnement au parking Clémenceau,

- Est l'interlocuteur unique de la Direction des Services Techniques territorialisés dans ce domaine.

o Apporte une assistance à la Responsable de la Mission Coordination Administrative dans le suivi d'activité des dossiers transversaux ou généraux : conception de tableaux de bord, contrôle du respect des délais, mise en synergie des acteurs concernés...



* Assiste le Directeur Général Adjoint et l'Adjointe au Directeur Général Adjoint :

o Organise la vie professionnelle du Directeur Général Adjoint et de l'Adjointe au Directeur Général Adjoint :

- Organise l'agenda et prend les rendez-vous,

- Rappelle les informations importantes et transmet les messages,

- Organise les déplacements,

- Prépare les dossiers nécessaires aux entretiens et réunions du Directeur Général Adjoint.

o Assure l'accueil téléphonique et physique :

- Renseigne les interlocuteurs et les oriente si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,

- Reçoit, filtre et transmet les messages ou les communications téléphoniques du Directeur Général Adjoint et de l'Adjointe au Directeur Général Adjoint.

o Réalise et met en forme des travaux bureautiques :

- Réalise la saisie de documents de formes et contenus divers,

- Prend des notes et met en forme des compte rendus et/ou du courrier.

Informations complémentaires

53 bis rue de la Préfecture

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