Assistante administrative (f/h)

Conseil régional - Centre - Val de Loire

 Titulaire ou contractuel  ORLEANS Le 09 juin  143 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Missions :



- Assurer l'assistanat, en liaison avec 2 autres assistantes, lié aux activités de la direction, en particulier la mise en œuvre des Contrats de territoire, et plus spécifiquement d'un chargé de mission basé à l'ERCVL 37

- Assurer l'assistanat du dispositif A Vos ID



Missions spécifiques : assistanat du volet DAT du CPER (ODJ Cté de programmation, dossiers PROGOS, Rapport CPER, relances budgétaires ...)

Missions

ASSISTANAT DU SERVICE ET EN PARTICULIER D'UN CHARGE DE MISSION ET UN GESTIONNAIRE (30%) :



ASSISTANAT :



- Réception et filtrage des appels téléphoniques du service, premières réponses (envoi de documents-type, cahiers des charges ...), prise de messages avec numéro de téléphone et objet de l'appel, prioritairement pour un chargé de mission

- Dactylographie et mise en forme de lettres, notes, et rapports du service, prioritairement pour 1 à 2 chargés de mission et 1 gestionnaire

- Modifications des rapports après comité de lecture

- Gestion des agendas pour 1 chargé de mission + 1 gestionnaire

- Demandes d'achat, réservation de salles, matériels, véhicules, restaurants ...

- Archivage

- Suivi des parapheurs / visa numérique (notes, courriers, chrono ...)

- Organisation de réunions (bilatérales, rencontre avec les tiers ...) et réunions agents de développement en fonction des besoins ;



ASSISTANCE A L'INSTRUCTION DE DOSSIERS (dans le cadre de la dématérialisation) :



- Prise en charge des dossiers

- Transfert aux instructeurs

- Renommage de documents et classement dans la GED

- Accompagnement des bénéficiaires ...



NB : en cas de prise en charge résiduelle de dossiers papiers :

- saisie sous PROGOS des dossiers de demande de subvention (y.c. recherche des tiers, scan du RIB, récup SIRET sur INSEE, création dossier tiers et rattachement des pièces, création du dossier ...)

- édition des AR (y.c. parapheur, date, copies, mise sous enveloppe)

- scan des " 4 pages " après instruction

- courriers de pré-information (en lien avec l'annexe du rapport), le cas échéant photocopies, étiquettes



Ces missions sont les mêmes pour les 2,5 assistants du service qui devront faire preuve de polyvalence, même s'ils viennent, pour des raisons d'organisation, des chargés de mission en application la répartition géographique en vigueur.





MISSIONS D'ASSISTANAT GENERAL LIEES AU DISPOSITIF A VOS ID (50%) :



- Enregistrement des initiatives et AR

- Demande d'avis sur une candidature auprès des directions et des élus

- Enregistrement PROGOS des dossiers pour engagement et AR

- Assistanat pour l'équipe A Vos ID (notes et courriers, copies, organisation de réunions, mise à jour de l'agenda du chargé de mission, demandes d'achats ...)



MISSIONS TRANSVERSALES (20%):

- Remplacement en cas d'absence de l'assistante de direction (notamment questions organisationnelles, programmation, rapport ...

- Autres missions liées à des dossiers transversaux, à la demande du directeur, ou du directeur-adjoint

Informations complémentaires

Candidater : Merci d’adresser votre CV et votre lettre de motivation par courriel sous la référence C-DAT-ASSISTANTE à :



[email protected]



Renseignements administratifs : Laëtitia BEZAULT-BONNEVILLE, chargée de recrutement : [email protected]

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