Assistant (h_f)

Mairie de Toulouse

 Titulaire ou contractuel  Toulouse Le 31 janv.  303 vues


Descriptif du poste

La Direction des Musées regroupe le Couvent des Jacobins le Musée des Augustins, le Musée Saint-Raymond, le Musée Paul Dupuy, le Musée Georges Labit, le MATOU et le Centre d'Art Nomade.


 


 

Deux postes d’assistants sont à pourvoir au sein de la Direction des Musées : l’un pour les Musées Paul Dupuy et Georges Labit et l’autre pour la Direction adjointe du Couvent des Jacobins.

Missions

Missions

Sous l'autorité des directeurs concernés, vous assurez des missions d’assistanat en terme d'accueil, d'organisation personnelle, de gestion d'agendas, de communication et d'information :

 

Vous assistez le service de la conservation dans la mise en œuvre de ses activités sur le plan administratif et logistique.

Vous assistez ponctuellement le chargé de projets de la Direction des Musées dans la mise en œuvre de ses activités.

Pour le Musée Paul Dupuy, vous gérez l’agenda, la préparation et l’organisation des rendez-vous, la rédaction et la diffusion des comptes-rendu.

Ainsi, vous centralisez et diffusez l’information au sein des équipements de la Direction : diffusion des calendriers des différentes commissions et envoi des données.

Vous mettez en forme les documents utiles au travail de la Directrice adjointe (tableaux, diaporamas,rapports...)

De plus, vous assurez le suivi administratif des commissions de l’État (acquisitions, restaurations, subventions...etc) en étroite collaboration avec les personnels de la conservation. Vous assurez le relai avec le service comptabilité pour les commandes (marchés et hors marchés), demandes de devis, recherche de fournisseurs...etc.

 

Vous prenez en charge les demandes de congés, d’ordre de mission et les réservations liées (transports et hébergements), y compris les réservations de véhicules internes (récupérer le véhicule et le mettre à disposition de l’utilisateur)

Vous avez en charge l’enregistrement des documents et des informations, le classement selon l’organisation interne, la veille pour la Direction.

Vous rédigez et assurez le suivi et l’enregistrement de divers courriers.

Pour les réunions in-situ, vous êtes chargé de l’accueil, de l’information et de l’orientation des participants et gérez la logistique.

Enfin, vous êtes le correspondant des assistantes des autres équipements et directions.

Profil demandé

Vous disposez d’une bonne connaissance de l’environnement administratif des collectivités et du secteur des musées et du patrimoine. De plus, vous avez une bonne approche de l’organisation des établissements et des procédures internes de décisions.

Vous maîtrisez les principaux outils bureautiques (Pack LibreOffice : traitement de texte, tableur, diaporama…) ainsi que la messagerie électronique

Vous savez identifier une source pour trouver rapidement une information.

Vos qualités d'organisation, de gestion des priorités, de rigueur et d'autonomie ainsi que votre sens de la discrétion font de vous un collaborateur de confiance.

Capable de prendre des initiatives et de travailler en équipe, vous êtes réactif et disposez d'excellentes capacités d’expression orale et rédactionnelle et maîtrisez les règles de correspondance administrative.

Enfin, vous vous assurez du respect de la confidentialité des informations traitées.

Informations complémentaires

Informations complémentaires :

Éléments de rémunération : Statutaire + régime indemnitaire

Lieu de travail : Musée paul Dupuy et bureaux de la Direction des Musées

Horaires : 09h00/12h30 - 14h00/18h00

+ d'infos :

Mme Isabelle BOUYSSES

Tél. 05 36 25 22 47

Mme Marie BONABEL, Directrice adjointe, Conservatrice du Couvent des Jacobins

Tél. 06 15 78 71 62

Monsieur Francis SAINT GENEZ, Conservateur des Musées Paul Dupuy et Georges Labit

Tél. 05 31 22 95 42

 

Déposer sa candidature

 

Si vous êtes intéressé par ce poste, adressez votre dossier de candidature :

 

● CV et lettre de motivation mentionnant le ou les postes visés ,

● arrêté de situation administrative,

● attestation de réussite au concours FPT,

 

en rappelant la référence  DGAC/ASSIS/MULTI avant le 12/02/2019 à l'adresse ci-dessous :

 

recrutementdrh@toulouse-metropole.fr


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Informations sur l'employeur

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À propos

Riche de ses influences romaines, cathares, pyrénéennes, méditerranéennes, Toulouse accueille chaque année de nouveaux habitants pour y vivre, étudier, travailler ou encore entreprendre. Berceau de l'aéronautique, dotée d'un patrimoine d'exception qui lui vaut le surnom de « ville rose », sans oublier le rugby, sport emblématique de la ville, Toulouse rayonne au-delà des frontières. Elle regroupe 458 298 habitants et s'étend sur 11 830 hectares de superficie. Sur le plan démographique, elle e