Agent au secrétariat du Maire

Mairie d'Audenge

 Titulaire ou contractuel  AUDENGE Le 26 nov.  143 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Domaine d'activité

Affaires générales

Filière

Administrative

Descriptif du poste

Sous l'autorité de Madame Le Maire, du Directeur de Cabinet et de la Directrice Générale des Services, l'agent apporte une aide permanente au Maire et aux élus en termes d'organisation, de gestion, d'information, de rédaction, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il gère l'agenda du Maire et le suivi des réunions.

Missions

Secrétariat et gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat ;
- Organiser et coordonner les activités du secrétariat en collaboration avec son binôme ;
- Organiser le classement des dossiers du Maire ;
- Assurer la gestion des parapheurs du Maire et/ou destinés au Maire ;
- Assurer le suivi du courrier du Maire ou adressé au Maire ;
- Rédiger et transmettre les invitations aux manifestations de la Commune ;
- Assurer la bonne tenue et le suivi du fichier des destinataires ;
- En cas d'absence, assurer la continuité du secrétariat de la Directrice Générale des Services.

Gestion des agendas et suivi des réunions
- Tenir l'agenda du Maire ;
- Organiser les rendez-vous, audiences des administrés, réunions du Maire en fonction des priorités préalablement établies ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Créer du lien avec les élus pour l'organisation des réunions ou rendez-vous du Maire ;
- Créer du lien avec l'ensemble des services municipaux pour l'organisation des activités de la mairie et du maire ;
- Assurer le lien avec tous les organismes extérieurs en ce qui concerne les activités du Maire et des élus ;
- Mettre en œuvre le suivi des réunions et rendez-vous : comptes rendu, autres réunions, actions à mener, et le lien avec les services.

Informations complémentaires

Candidatures (lettre de motivation, dernier entretien d’évaluation, dernier arrêté de situation, curriculum vitae avec photo)à adresser, avant le 11 décembre 2020 :

• Par courrier à l’attention de :
Madame Le Maire / Mairie d’Audenge
24 Allées de Boissière
33980 AUDENGE


• Ou par courriel : [email protected]