Assistant(e) de gestion administrative

SDIS de l'Aube (SDIS 10)

 Titulaire ou contractuel  TROYES Le 16 nov.  85 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

L'assistant(e) de gestion administrative occupe un poste polyvalent qui se répartit de la façon suivante :
- remplacer l'assistante de direction ou l'agent d'accueil en cas d'absence
- être à la disposition du chef du groupement de coordination territoriale
- assurer le secrétariat des missions "Hygiène et Sécurité" et "Communication et Promotion du Volontariat"

Missions

I. REMPLACER L’ASSISTANTE DE DIRECTION OU L’AGENT D’ACCUEIL EN CAS D’ABSENCE

a) Assurer le secrétariat du service Direction
o Assurer les accueils physique et téléphonique du service Direction
o Accueillir les personnes et identifier leur demande
o Renseigner les personnes ou les orienter vers le bon interlocuteur
o Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
o Diffuser l’information (messagerie, téléphone, internet, intranet…)
o Prendre les rendez-vous
o Organiser
- les déplacements hors département/les réunions
o Suivre le traitement du courrier adressé aux Président du CA, Directeur et le Directeur Adjoint
o Répondre aux demandes
o Archiver les réponses
o Gérer le suivi des parafeurs mis à la signature de M. le Président du conseil d’administration et de M. le Préfet
o Assister le Directeur départemental et son adjoint
o Rechercher et mettre à disposition les documents sollicités
o Mettre en forme et/ou rédiger des courriers et des documents portant sur l’administration générale
o Organiser les manifestations et cérémonies
o Coordonner les services RH, logistique, le responsable de la musique, le commandant des troupes et éventuellement les Maires des communes accueillantes et leurs Chefs de centre
o Etablir les listes des récipiendaires
o Communiquer aux différents intéressés le cérémonial rédigé par le commandant des troupes
o Veiller à la bonne organisation logistique de la cérémonie et du vin d’honneur
o Elaborer les cartons d’invitation et les dossiers de presse destinés à M. le Préfet, M. le Président du CA, le DDSIS et les journalistes locaux.

b) Assurer l’accueil de l’état-major

o Gestion de l’accueil physique et téléphonique
o Accueillir les personnes et identifier leur demande
o Renseigner les personnes ou les orienter vers le service demandé
o Réceptionner les appels téléphoniques et les transmettre vers le service demandé ou prendre des messages en cas d’absence ou d’indisponibilité
o Gestion du courrier
o Ouvrir, enregistrer et distribuer dans les casiers nominatifs le courrier arrivé
o Affranchir le courrier départ


II. ETRE A LA DISPOSITION DU CHEF DU GROUPEMENT « COORDINATION TERRITORIALE » ET DES CHEFS DE MISSIONS « COMMUNICATION ET PROMOTION DU VOLONTARIAT » ET « HYGIENE ET SECURITE »

o Assister le Chef du groupement et les Chefs de missions
o Rechercher et mettre à disposition les documents sollicités
o Mettre en forme et/ou rédiger des courriers et des documents
o Mise à jour de données d’information
o Prise de contact avec les collectivités et les entreprises privées souhaitant conventionner avec le SDIS
o Gérer l’agenda électronique et les rendez-vous
o Prendre les rendez-vous
o Organiser les déplacements et les diverses réunions
o Suivre le traitement du courrier
o Répondre aux demandes
o Archiver les réponses
o Gérer le suivi des parapheurs