Gestionnaire des assemblées et référent archives (H/F)

Ploërmel communauté

 Titulaire ou contractuel  PLOERMEL Le 01 oct.  66 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Type de contrat

Titulaire ou contractuel

Cadre emploi

Rédacteur territorial

Domaine d'activité

Social

Filière

Administrative

Descriptif du poste

Placé sous l'autorité du responsable du service administration générale, au sein du service des assemblées, vous aurez la responsabilité d'organiser, de préparer et d'assurer le suivi des assemblées (conseil communautaire, bureau communautaire, conférence des communes) de Ploërmel Communauté (EPCI de 42 000 habitants - 30 communes) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Vous assurerez auprès de l'ensemble des collaborateurs également la mission de référent " Archives ".

Missions

Vos principales missions :
* Participer à l'élaboration du calendrier des instances
* Elaborer les ordres du jour
* Collecter, relire, corriger et mettre en forme les documents (délibérations, annexes, notes...) en collaboration avec les services
* Conseiller et assister les services en matière de gestion des assemblées
* Constituer les dossiers de référence, effectuer les tirages et les envoyer avec les convocations
* Piloter l'organisation matérielle des séances en lien avec les services compétents
* Formaliser les délibérations et autres actes administratifs pour mise à la signature puis transmission au contrôle de légalité
* Diffuser aux services les actes administratifs rendus exécutoires
* Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux des instances
* Gérer l'affichage des actes administratifs
* Etablir le recueil des actes administratifs et tenir les différents registres (délibérations, décisions, arrêtés)
* Rédiger les délibérations, les procédures et notes sur les thématiques afférentes aux assemblées
* Mettre à jour les différentes listes d'élus (instances, commissions, organismes extérieurs...)
* Assurer le secrétariat du service des assemblées (courriers, tableaux de bords,...)
* Participer aux projets liés au service des assemblées (dématérialisation des convocations des élus...)
* Gérer les assemblées de la ville de Ploërmel en cas d'absence de la gestionnaire dédiée
* Etre le référent des archives de Ploërmel Communauté (accompagnement des services sur le plan méthodique, concevoir et mettre en œuvre la procédure d'archivage des documents...)
* Assurer un appui sur des missions ponctuelles du service administration générale comme assurer en l'absence de l'agent d'accueil, l'accueil du siège.

Informations complémentaires

Poste à temps complet à pourvoir dès que possible
Rémunération selon conditions statutaires – Cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux (catégorie B) ou des adjoints administratifs (catégorie C)
Les candidats retenus se verront proposer un entretien fixé le 02/11/2020
Adresser CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Président de Ploërmel communauté • BP 133 • 56804 Ploërmel Cedex
Ou par mail à [email protected] avant le 16/10/2020

Faites jouer votre réseau

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