Descriptif du poste
La Communauté de communes Combrailles, Sioule et Morge recherche pour son siège une Secrétaire de Direction, à temps complet, à compter du 1er juillet 2020.
Les missions principales sont les suivantes :
- Prend en charge certaines tâches de gestion administrative et des affaires courantes liées à la Direction Générale des Services.
- Supervise le Secrétariat général des assemblées délibérantes, des réunions, gestion du courrier et des parapheurs, télétransmission, aide à la constitution de divers dossiers de travail, ...
- Coordonne l'accueil physique et téléphonique, ainsi que le secrétariat au siège.
- Gestion des relations avec les prestataires informatiques, de téléphonie, de bureautique.
- Délégué à la Protection des Données (DPD), telle que définie dans le RGPD 2016/679 du 27 avril 2016 (désignée conformément à l'article 37, avec les fonctions prévues à l'article 38 et missions listées à l'article 39).
Missions
Secrétariat des assemblées (conseil communautaire et conseil d'administration du CIAS) : convocations, comptes rendus, délibérations et tenue des registres des délibérations, transmission au contrôle de légalité, tri, classement, archivage, ...
Supervision de l'accueil, renseignement du public, secrétariat/communication
-Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services, gestion du standard (réception des appels, messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements, ...),
-Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général, traitement des mails,
-Réalisation de divers travaux de secrétariat : courriers, tableaux, comptes rendus, convocations, tri, classement, archivage, ...
-Suivi de l'agenda partagé, calendrier des réunions et occupation des locaux,
-Exécution et suivi des procédures et décisions administratives, arrêtés, ...
Etre la " Personne Ressources " en matière d'informatique-bureautique (pouvant au besoin expliquer/former ses collègues à l'utilisation des logiciels et des équipements).
Missions, activités et tâches spécifiques en tant que DPD