Assistant de direction (H/F)

Conseil Départemental - Aube

 Titulaire ou contractuel  TROYES Le 02 juin  78 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Contexte : La Direction des finances et du conseil en gestion et des marchés (DFCGM) met en œuvre la stratégie de la collectivité dans le cadre des orientations définies par le Conseil départemental pour la gestion des ressources financières, commande publique et audit. Elle comprend les services des finances, du conseil en gestion et des marchés.

Missions

Activités principales :

1. secrétariat administratif de la DFCGM (60% environ) :
- assistance de direction : gestion de l'accueil (physique et téléphonique) et orientation vers les bons interlocuteurs, planification et organisation matérielle de réunions et déplacements, communication au sein de la direction (diffusion des informations institutionnelles, espace finances intranet), tenue de l'agenda, participation au groupe secrétariat de la collectivité
- travaux bureautiques : rédaction et mise en forme de courriers et comptes rendus, suivi des parapheurs et gestion du circuit courrier, classement et archivage de documents, rédaction de procédures diverses, dématérialisation
- gestion des rapports DFCGM au Conseil : mise en forme et suivi du circuit de l'ensemble des rapports de la DFCGM (Airs délib) en lien avec le service de l'assemblée
- assistance ponctuelle au secrétariat du service des marchés (appui organisation CAO et procédures marchés, rapports de rendu compte des marchés)

2. missions dédiées (40% environ) :
- billets de train : suivi du marché et des demandes, lien avec l'agence, commandes, remises, gestion du stock et facturation
- fonds départementaux (taxe Andra, FDPTP et DMTO) : coordination des informations des services, préparation des rapports financiers correspondants et suivi des décisions d'octroi, lien avec la préfecture
- garanties d'emprunt : gestion administrative des réponses aux demandes (courriers aux bailleurs), préparation des rapports en CP et modèles de conventions
- demandes ponctuelles de recherche d'éléments financiers (lignes de crédits, PJ dépenses, évolution de consommation de crédits, etc)
- en appui ponctuel du pôle qualité comptable du service finances : polyvalence sur les opérations d'exploitation des dépenses et recettes (engagement, liquidation, contrôle des états de pré-perception et pré-mandatement, exploitation des bordereaux journaux, réimputations comptables, traitement des P503, créations/modifications de tiers, etc) et mise en œuvre des procédures de contrôle interne comptable (vérification d'imputations, montants, pièces justificatives, service fait, etc)

Spécificités du poste : Rythme de travail souple nécessitant une réactivité et disponibilité

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