Descriptif du poste
Assiste, au sein d'une équipe de 3 personnes le DGS et les DGAS afin d'optimiser la gestion de l'ensemble de leurs activités professionnelles.
Assure la préparation, l'organisation et le suivi des séances du Conseil Municipal ainsi que la gestion des actes décisionnels de la collectivité.
Missions
ACTIVITÉS PRINCIPALES
1. Secrétariat de la Direction Générale, de la DGAS, de la DAJ
- Assure particulièrement les secrétariats : gestion des rendez-vous, préparation de notes, courriers, organisation de réunions et commissions, réservation de salles, convocation aux commissions.
- Gestion des appels téléphoniques : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le/la Directeur(trice), filtrer les appels et transmettre les messages.
- Gestion et suivi des parapheurs.
- Suivi du courrier (Contrôle de l'enregistrement, récolement des réponses)
2. Gestion et suivi des actes administratifs : arrêtés, décisions et délibérations
- Attribution d'un numéro, impression, signature, scan, attribution,
- Télétransmis en Préfecture pour le contrôle de légalité
- Tenue des registres (arrêtés, décisions, délibérations)
3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, documents, notes,
- Rédaction de courriers, notes, divers documents
- Enregistrement, classement, suivi et archivage de dossiers
- Réunion de direction et élaboration des comptes-rendus
4. Préparation, organisation et suivi des séances du conseil municipal
5. Préparation et diffusion du Recueil des Actes Administratifs
6. Suivi du mandat des élus (installation, démission)
7. Élections : assistance au suivi des opérations électorales
ACTIVITÉS OCCASIONNELLES
- Gestion des agendas et des congés des directeurs
- Gestion des recrutements externes/mobilités internes
- Gestion des candidatures spontanées
- Secrétariat de la Directrice des Affaires Juridiques
- Elections
PARTENAIRES DE TRAVAIL
- Les Directeurs et chefs de services
Informations
complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation + CV + Arrêté dernière situation + copie des 2 dernières évaluations professionnelles) sont à adresser avant le 06/02/2023 à :
Monsieur Le Maire de Mauguio Carnon
Direction des Ressources Humaines
Mairie de Mauguio
Place de la Libération Charles de Gaulle - BP 20 34 130 MAUGUIO Cedex
[email protected]