Assistant de direction et d'accueil

Mairie de Baraqueville

 Titulaire ou contractuel  BARAQUEVILLE Le 13 mai  100 vues

Cette offre d'emploi est expirée


Descriptif du poste

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, assure l'accueil physique et téléphonique des administrés, l'Etat Civil, les tâches administratives de secrétariat.

Missions

- Organisation permanente de la vie professionnelle du Maire et du DGS

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Suivi des dossiers administratifs, projets et activités de la direction

- Accueil téléphonique et physique au secrétariat selon planning établi et congés

- Organisation et planification des réunions

- Gestion du courrier du Maire et du DGS

- Réception des appels téléphoniques

- Réception, traitement et diffusion d'informations

- Tri, classement et archivage de documents

- Gestion des stocks de biens et des fournitures

- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

- Rédaction et suivi des délibérations, des compte-rendus, des arrêtés et des décisions

- Tenue des registres des délibérations, décisions et arrêtés

- Préparation des conseils municipaux et mise en forme des compte-rendus

- Envoi par dématérialisation des décisions, des arrêtés, des délibérations

- Suivi des tables annuelles

- Secrétariat ponctuel pour le responsable des services techniques

- Suivi des congés en lien direct avec le DGS

- Gestion des demandes d'emplacement hors foire

- Réception des demandes d'emplacement pour les foires

- Gestion et mise à jour du fichier du personnel

- Assistance comptabilité et ressources humaines

- Exécution et mise en forme des décisions et dossiers administratifs liés à la carrière des agents

- Suivi des inscriptions dans les écoles

- réception, distribution et expédition du courrier et réception des mails

- Suivi des objets trouvés

- Gestion des chiens dangereux

- Gestion de l'accueil un samedi par mois

Informations complémentaires

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à :

Monsieur le Maire

Hôtel de Ville

42 rue de la Mairie

12 160 BARAQUEVILLE

ou par mail à [email protected]