assistant(e) de Direction

Au sein d’un pôle commun à la Direction Générale des Services, apporter une aide permanente au Directeur Général Adjoint des Services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers dans une logique de transversalité et de polyvalence avec l’assistante de direction de la DGS.

Organisation permanente de la vie professionnelle du DGAS
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
-Organiser les déplacements
-Établir une relation de confiance
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
-Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la Direction Générale
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil physique et téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification de réunion
-Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Activités spécifiques :
-Remplacement et renfort auprès de l’assistante de la DGS en tant que de besoin
-Référente financière de la DGAS

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique, à défaut aux contractuels