Assistant de Pôle

Au sein de la Direction Générale Adjointe à la Famille et aux Solidarités, apporter une aide permanente au DGA en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi des dossiers, de classement, afin de le décharger de toutes les préoccupations administratives, et de l'assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité - Assure un rôle d'appui dans la gestion des ressources humaines du pôle - Contribue au suivi, à la veille et à la sécurisation juridique des actes administratifs de l'ensemble du pôle - Assure la diffusion d'information et la communication du pôle et au sein du pôle - Assiste le DGA dans ses missions générales de coordination des services en lien avec la direction générale, les responsables des services et les élus si nécessaire.

Missions principales :
Gestion de l'agenda du DGA, organisation et planification des réunions et rédaction des ordres du jour et comptes-rendus - Organisation des activités en liaison avec les services (Direction générale, Cabinet du Maire...) et gestion des dossiers du pôle, suivi des projets et activités du pôle (recueil d'informations, documents de synthèses et bilans) - Prise en charge de certains dossiers - Gestion du courrier du DGA - Ventilation, suivi du courrier et rédaction des courriers du pôle – Assister le directeur dans ses missions générales de coordination des services - Harmonisation des outils, méthodes et procédures de travail au sein des services du pôle - Contribution à la mise en place de nouvelles procédures de travail - Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Missions de référent personnel, Qualiville et informatique au sein du pôle - Suivi des commissions, bureaux et conseils municipaux et communautaires - Rédaction de notes sur sujets suivis par le DGA - Gestion et appui administratif du personnel (recrutements, inaptitudes, entretiens professionnels, stagiaires, saisonniers) - Suivi CAP-CST - Gestion des congés - Suivi du plan de formation des agents en relation avec les directeurs et chefs de services - Assurer la diffusion d'informations et la communication du pôle et au sein du pôle - Contribuer au suivi, à la veille et à la sécurisation juridique des actes administratifs - Accueil téléphonique et physique du pôle et orientation vers les services compétents - Recherche, actualisation et diffusion d'informations professionnelles et réglementaires intéressant la vie des services (articles de presse générale ou spécialisée, notes de service, recherches sur internet) - Apporter une expertise en matière budgétaire et comptable - Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire - Participation au processus de préparation budgétaire - Suivi des demandes de subventions (Etat, Région, Département...) en lien avec les directeurs et chefs de service
Missions complémentaires :
Sur une mission spécifique dans le champ de l’accompagnement éducatif, proposer des projets collectifs pour les familles engagées dans le programme de réussite éducative et dans la cellule d’accompagnement éducatif (organisation de temps collectifs ou d'actions d'éducation, de loisirs, de sport en lien avec les enfants suivis et leur famille) - Assurer un suivi de dossiers particuliers dans une logique "métier" selon les besoins du pôle et les appétences sur des politiques locales particulières au sein du pôle

Conditions de travail :
Poste à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – CET – 37 h 30 hebdo avec 15 JRTT annuels - Affiliation au CNAS et Accès au COS
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Maire, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 13249, 03106 Montluçon Cedex avant le 17 mai 2024
Les entretiens de recrutement auront lieu semaine 24 ou 25