Assistant(e) administratif (ve) polyvalent(e)

La Commune de Saint-Martin-du-Vivier est une commune située dans le département de la Seine-Maritime dans la région Normandie. La commune compte aujourd’hui plus de 1 700 habitants et, est un des maillons de la ceinture verte qui entoure la capitale normande. A 6 km du centre de Rouen, elle offre un paysage varié sur ses 501 ha qui couvrent la vallée du Robec et les plateaux du Mesnil Grémichon et du Mont Perreux.
Afin d’offrir un service communal toujours plus adapté aux besoins de ses habitants, la Communes de Saint-Martin-du Vivier intervient dans plusieurs domaines : urbanisme, enfance-jeunesse, culture et sport, l’éducation et la famille, l’action sociale…

Assistant(e) administratif (ve) polyvalent(e)
Vous travaillez en équipe et en coordination avec l'ensemble des agents de la commune.
Au sein du secrétariat de la Mairie et sous l'autorité de la Secrétaire générale, vous assurerez l'assistance au public dans le montage de leurs dossiers d'urbanisme et dans leurs démarches administratives.
Vous êtes garant(e) du suivi et du traitement des documents d’urbanisme et comptable de la collectivité.
Vous veillez tout particulièrement à une communication de qualité avec les administrés et vos collaborateurs de proximité.
Vous êtes attentif (ve) à l’application des règlements en vigueur et faite preuve de discernement dans la prise en compte des situations individuelles.
Vous êtes chargé(e) d'assurer la permanence d’accueil (en binôme) et le suivi administratif de l’ensemble des missions du secretariat. A ce titre vous exercerez les missions suivantes :
• Assurer les missions d’accueil de la commune :
- Accueillir et orienter les usagers ou fournisseurs
- Répondre aux appels téléphoniques et orienter les appels
- Répondre et traiter les demandes de premier niveau
- Saisir quotidiennement les tableaux de suivi d’activité et demandes des usagers
- Préparation logistique des salles de réunions
• Exécuter des tâches comptables et administratives :
 Pré-Instruction des dossiers d’urbanisme (sous le contrôle de l’adjoint délégué à l’Urbanisme), notamment
- Conseils et renseignements sur l'urbanisme
- Gestion administrative et suivi des dossiers en phase de pré-instruction (DP, PC, PA, AT, PCMI et CUb) et instruction (CUa et DIA)
- Enregistrement numérique et papier des dossiers déposés
- Examen de la recevabilité et de la complétude des dossiers
- Gestion de la transmission des dossiers aux instructeurs
- Consultation des services extérieurs
- Demandes de pièces manquantes, des notifications de délais d'instruction, des lancements de consultations, de courriers
- Suivi des délais, et affichage légal
- Suivi des enquêtes publiques
 Gestion financière et comptable :
- Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures ...), classer et archiver les pièces comptables
- Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats
- Assurer une veille sur les opérations comptables
- Gérer les relations avec les fournisseurs et les agents des services
- Recevoir et renseigner les usagers et fournisseurs
- Participer à la préparation du budget et du compte administratif : préparation d'états, saisies de données ….
• Missions ponctuelles :
- Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations)
- Mettre en place l'organisation matérielle des élections ainsi que des commissions diverses
- Délivrer des cartes électorales
- Polyvalence administrative en cas d’absence, assurer des tâches administratives (courrier, publipostage, mise sous pli)

CV + Lettre de motivation manuscrite