Assistant ressources humaines (h/f)

Rôle : assure le suivi administratif de la gestion du personnel (carrière/paie) dans le respect des procédures et des dispositions. Recensement militaire - cimetière - citoyenneté - état civil.

2. Missions et responsabilités :
RESSOURCES HUMAINES –
PAIE ET COMPTABILITÉ RELATIVE A LA PAIE
• Saisir les éléments variables de paie mensuels, les primes, indemnités, retenues,...
• Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie (mandatement)
• Contrôler et distribuer les bulletins de paie
• Facturer la mise à disposition de personnel aux autres collectivités (agents d’entretien)
• Calculer et effectuer les remboursements de frais de mission des agents
• Participer au développement et à l’optimisation du logiciel comptable
• Etablir des tableaux de bords
GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL
• Saisir les éléments de gestion du personnel et de suivi de la masse salariale (emplois du temps, planning,…)
• Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
• Établir et contrôle les fiches annuelles de congés et d’absence
• Décompter et enregistrer les absences diverses : congés, RTT,…
• Élaborer et actualiser les supports de suivi et de gestion des ressources humaines (tableaux de bord sociaux, grilles de salaires, plannings des congés, ...)
• Mettre en ligne le rapport social unique
• Suivi médical des agents de la collectivité
• Gérer tous les congés maladie (remboursements)
• Etablir les dossiers de retraite
• Médaille d’honneur communale – suivi des dossiers de demande et commande médailles
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES AGENTS
• Recevoir les agents et répondre à leurs demandes, les conseiller sur les procédures
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Renseigner le personnel sur la législation sociale et les spécificités de la structure
ENCADREMENT PERSONNEL TRAVAILLANT DANS LES ECOLES
CITOYENNETE
ACTES D’ETAT CIVIL
• Recevoir, prendre acte et établir des déclarations relatives à l’état civil (reconnaissances, mariages et décès – changement de nom…)
• Mettre à jour les livrets de famille (délivrer des duplicatas)
• Renseigner les bulletins destinés à l’INSEE et la ARS à des fins statistiques
DOSSIERS DE MARIAGE/PACS
• Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
• Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de le leur affichage
• Préparer la mise en place des dossiers pour la cérémonie
• Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
• Inscrire le mariage dans le registre
• Suivi/commande médailles/autres remis aux futurs époux
• Audition des couples et rédaction des déclarations de PACS/dissolution
TENUE DES REGISTRES
• Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
• Rédiger des mentions, des avis de mention et des courriers
• Etablir les tables annuelles et décennales
• Ouverture/clôtures des registres pour envoi au tribunal de grande instance (en fin d’année)
CIMETIERE – CONCESSIONS
• Vérifier la situation administrative du demandant lors de la délivrance du titre de concession
• Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
• Préparer les arrêtés et délibérations pour les inhumations/exhumations
• Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions
• Préparer et suivre la procédure administrative de création d'un nouveau carré
• Renseigner les pompes funèbres avant l’inhumation
• Etre en lien avec les agents en charge de la tenue du cimetière
RECENSEMENT MILILTAIRE
• Etablir les notices individuelles – l’attestation de recensement – envoyer la liste trimestrielle au BSN par voie dématérialisée

Lettre de motivation + CV par mail à l'adresse suivante :
[email protected]