Assistante DGS et DST

Placé sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et du Directeur des Services Technique, l’Assistante de direction apporte un soutien permanent en matière de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il ou elle assure des missions de coordination et transversalité auprès des directeurs sur le volet administratif
Appuis ponctuels aux Responsables des pôles et différents services
Prestataires logiciels

1. Assistante Directrice Générale des Services
• Gérer et organiser les agendas
• Organiser et planifier les réunions
• Gérer le courrier entrant/sortant et le courrier électronique
• Saisir les bons de commande
• Rédiger des documents liés à l'activité des services (courriers, notes, compte rendus, arrêtés...)
• Gérer les registres des délibérations et des arrêtés
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la municipalité (annuaire, organigramme institutionnel, fiches de procédures…)
• Classer et archiver des dossiers y compris numériques, coordonner l'archivage électronique / nommage
• Assurer le suivi et le montage administratif des dossiers de subvention
2. Assistante Directeur des Services Techniques
• Concevoir et organiser le suivi des activités de la direction (tableaux de bord, échéanciers, plannings ...)
• Rédiger des documents liés à l'activité des services (courriers, notes, compte rendus, arrêtés...)
• Enregistrer les marchés sur le plateforme numérique « e.marches publics »
• Préparer et gérer les tableaux de bord techniques
• Réalisation de bons de commande
3. Missions auprès des responsables de pôles
• Etablir les comptes rendus des services du la Direction Générale
• Réaliser des missions de comptabilité
4. Archives
• Suivre et maintenir le classement des archives communales, du répertoire

Poste à temps complet 35 heures
RIFSEEP
Titre-Restaurant
Comité d'Œuvres Sociales