911 - Assistant au Secrétariat de la Présidence (H/F)

Sous l’autorité hiérarchique du chef de cabinet, l’assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidence et de la direction de cabinet : gestion de l’agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et du directeur de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l’assistant.e chargé.e du secrétariat de l’Exécutif, qu’il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.

Appui à l’organisation administrative de l’activité du cabinet
• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• Rédige des courriers réponses
• Gère l’agenda de la présidente en fonction du cadre défini : rendez-vous, réunions, déplacements, frais, …
• En lien avec le directeur de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l’agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente
• Coordonne l’appui aux chargés de mission dans l’exercice de leurs prérogatives, en lien avec l’agent.e de gestion
• Intervient pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session)
• Apporte un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
• Organise avec l’agent.e de gestion le tri, le classement et l’archivage les dossiers de la présidente
• Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l’arrivée des nouveaux arrivants
Accueil et relations avec le public
• Assure l’accueil du secrétariat de la présidence
• Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles
Information et communication
• Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données
• Travaille en réseau avec l’assistant.e de direction de la direction générale des services
Spécificités
• Travail en binôme avec l’assistant.e du Secrétariat de l’Exécutif, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin.
• Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
• Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.

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