Assistante administrative pôle culture vie associative - responsable location de salles

Poisy (9 125 habitants) est une commune attractive du bassin annecien au fort dynamisme. Le pôle Culture et vie associative comprend la gestion des salles municipales ; la bibliothèque, les relations avec les associations et le pilotage de la salle culturelle/évènementielle le Podium.
Sous la responsabilité du Directeur de la Culture et de la vie associative, vous apportez un soutien dans la gestion de l’activité du pôle Culture et Vie Associative. Vous prendrez en charge la gestion des plannings et des régies de location des salles municipales, vous serez référent(e) des relations de la commune avec les associations de Poisy et vous effectuerez des missions administratives liées à l’activité du pôle.

Activité administrative du pôle Culture et vie Associative :
- Soutien administratif sur les actions de production, le traitement des bons de commandes
- Rédaction de documents administratifs
- Suivi et mise à jour de conventions/Conditions Générales de Ventes/ règlements
- Aide à la rédaction et suivi des demandes de subventions
- Suivi global et mise à jour pour le pôle C&VA du calendrier des manifestations de la commune
Gestion administrative des salles communales (salles de réunion, et de pratiques sportive et culturelle)
- Gestion du planning des réservations récurrentes et ponctuelles
- Traitement des demandes, de la facturation des réservations (contrats de location)
- Lien avec le service d’accueil et les services techniques de la commune (propreté, gardiennage, mobilier, accès électriques…)
Gestion de la vie associative
- Envoi d’informations aux associations (invitations, préparation supports de communication, courrier de réponse de M. le Maire, dossiers de subventions…)
- Ventilation et suivi des réponses des associations
- Suivi et traitement des fiches manifestations, demande débits de boisson temporaires
- Envoi et traitement des conventions d’occupations de salles
- Mise à jour de la base de données « Contacts institutionnels » et « associations »
- Organisation du Forum des Associations (une fois par an) et suivi de la rédaction du guide des associations
- Suivi des demandes d’articles pour le bulletin municipal

Temps complet sur 36 heures avec RTT.
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation) avant le 12/05/2024 à l'adresse mail [email protected].